Продуктовый подход в HR: как оптимизировать работу в отделе с 0 до 100%

2023-05-20 01:10

Продуктовый подход — это методология, которая пришла из IT. С ее помощью можно управлять результатом, в том числе за счет использования уникальных идей. Этот метод создает ценность как для клиента, так и для бизнеса с минимальными рисками и временными затратами.

Все, что мы видим вокруг и создаем, — это продукт. Столовая в детском саду тоже продукт со своими пользователями и метриками.

Даже то, какой ты бойфренд для своей девушки, тоже продукт.

И все, что мы делаем в HR, даже если бумажки перекладываем, — это продукт, потому что он решает какую-то задачу пользователей. Не обязательно продукт — это какая-то компьютерная программа.

Есть пять основных характеристик продуктового подхода:

Фокус на ключевое действие — для бизнеса важна только эффективность решения задачи.
Гипотезы — формат работы, когда мы выдвигаем и выбираем гипотезы.
Прозрачность — стейкхолдеры могут видеть, на каком этапе работы тот или иной кейс и как изменились метрики.
Метрики — способы объективно измерить результат через научные подходы.
Итерации — работа по этапам, чтобы собирать фидбэк, устанавливать взаимосвязи и корректировать бизнес относительно целей.

_{Но это все теория.}

Но это все теория. Теперь давайте посмотрим, как сделать так, чтобы весь механизм заработал и дал свои результаты.

Как это работает на практике?

_{Поставьте цель 📝}

Скорее всего, в HR это экономия времени и денег, удовлетворенность внутренних клиентов (сотрудников/руководителей) или же решение какой-то проблемы.

Желательно, чтобы цель (или цели — их может быть несколько) все-таки можно было измерить в цифрах и чтобы она была сформулирована четко и без каких-либо тайных смыслов.

Например, внедрив автоматизированную систему заявок на отпуск, мы сэкономим время сотрудников отдела кадров. Более того, мы также сокращаем время согласования отпуска и тем самым поднимаем удовлетворенность сотрудников этим процессом.

_{Метрики 📌}

Соответственно, в примере с заявками метриками будут

время сотрудников отдела кадров на работу с отпусками в часах в месяц;
среднее время на согласование одного отпуска в днях;
удовлетворенность сотрудников процессом от 1 до 10.

Для того, чтобы поставить цель правильно очень желателен нулевой замер.

💡Нулевой замер – это показатель, как дела обстоят сейчас, до того, как вы стали что-то менять.

Вы можете опросить кадровиков и узнать, что на согласования отпусков они могут тратить более 20 часов в месяц.

Что же входит в эти часы?

Во-первых, это постоянные переписки и поиски нужных файлов в почте.
Во-вторых, согласование одного отпуска по SLA, который занимает три дня из-за очереди желающих. Далее — проведение опроса сотрудников, которые были недавно в отпуске. Кадровик узнает, насколько сотрудникам был удобен процесс получения отпуска по шкале от 1 до 10.

И вдруг получает цифру слабую семерку.

_{То есть в данном кейсе вы можете поставить следующие цели:}

снизить время кадровиков на оформление отпусков до 10 часов в месяц;
снизить среднее время на согласование отпуска до двух дней;
повысить удовлетворенность сотрудников до 10.

_{Гипотезы 🔎}

В продуктовом подходе все наши действия основаны на гипотезах, предполагающих улучшение процессов.

Обычно формируют несколько гипотез. Они могут приходить из знания, как устроен тот или иной процесс в других компаниях, выдвигаться после общения со стейкхолдерами или просто быть основанными на креативе и опыте.

Какие-то гипотезы сработают, какие-то нет. Это абсолютно нормально.

Но важно вести учет своих взлетов и падений, чтобы не наступать на грабли дважды и не допускать тех же ошибок.

^{Гипотеза может выглядеть следующим образом:}

Есть повторяющаяся проблема. Если будут изменения, то сможем поменять метрику.

Гипотеза может выглядеть следующим образом:

1

Кадровики перегружены. Они получают тысячи писем в общий ящик и десятки сообщений в мессенджерах, тратят много времени на поиск веток переписок. Если они будут видеть все заявки на отпуск в одном окне, то им понадобится меньше времени.

2

Согласование отпуска идет долго, потому что сотрудники пишут запросы в свободной форме, и часто не указывают все данные. Кадровикам приходится писать сотрудникам с просьбой прислать остальные данные. Если мы сделаем форму с обязательными полями, то согласования будут идти быстрее.

3

Сотрудникам неудобно писать заявку на отпуск. Им надо узнать у коллег адрес отдела кадров, найти в локальной сети нужный регламент с необходимой информацией и отдельно написать руководителю. Если возможность отправить заявку и правила заполнения будут в интранете в общем меню, то сотрудники будут ее быстрее находить, отправлять и им будет удобнее.

_{Итерации 🔑}

Продуктовый подход предполагает использование спринтов в работе. Это означает, что определенная задача, рассчитанная, например, на полгода, не будет выполняться втихомолку.

Каждые две недели сотрудники устраивают итерации или спринты, за время которых сотрудники представляют хоть и не глобальные результаты, но показывают работающий функционал, который можно использовать.

^{Почему итерации – это отличная практика?}

🪄 Вы можете быстро поставить пользователям ценность, а не ждать весь срок реализации проекта.

✏️ Вы можете расставлять приоритеты и легко их менять при необходимости.

💪 Вы более устойчивы к рискам. Если вам по каким-то причинам придется отложить работу над продуктом на середине процесса, то у вас уже будет работающий ценный функционал.

^{Прозрачность}

В отличие от старого подхода, когда мы уходим на весь срок и показываем только полностью готовый отполированный результат, в прозрачном мы показываем наработки внутренним клиентам.

Какие-то заказчики могут и не смотреть, если у них нет времени. Главное, чтобы у них была такая возможность — в любой момент проверить статус работы.

В примере с заявками мы можем показывать описание функционала, дизайны, демонстрации работающего процесса, о котором написано в предыдущем пункте.

_{Почему прозрачность важна:}

👍 Она позволяет свериться со стейкхолдерами и убедиться, что вы делаете то, что им действительно нужно;

🫂 Она создает доверие. Сами стейкхолдеры понимают, чем вы заняты, и видят, какую большую работу вы проводите;

🔈 Она фасилитируют коммуникацию. Когда вы делитесь информацией со стейкхолдерами, то у вас появляются новые идеи и гипотезы.

Мы в Connectable разрабатываем новые фичи на основе продуктового подхода.
Именно поэтому так эффективно улучшаем процессы при высокой удовлетворенности пользователей.

Кстати, вот как выглядят автоматизация заявок в Connectable:

Команда Connectable