Блог Connectable

Welcome book: что в него включить и когда отправлять

2024-04-02 10:15 Адаптация

Кому нужен Welcome book

Welcome book — инструмент онбординга, необходимый любой компании, в которой нанимают людей. По сути, это справочник с ключевой информацией об организации, её процессах, культуре, традициях и особенностях. Он экономит время эйчаров и помогает новым сотрудникам быстрее подстраиваться под рабочий ритм.
Из Welcome book можно узнать, как взаимодействуют между собой отделы, какие специалисты за что отвечают, в каком месте искать базу знаний и где брать нужные для работы инструменты. Документ помогает ориентироваться не только в своих задачах, но и в общих процессах. А ещё снижает риск утраты лояльности к компании — сотрудники реже увольняются на испытательном сроке, когда понимают особенности рабочего процесса.

Welcome book ≠ Welcome-тренинг

В случае с тренингом сотрудники смотрят видеозапись либо участвуют в онлайн- или офлайн-встречах на определенную тему. Обычно это нужно для обучения конкретным рабочим навыкам. Книга же выполняет роль персонального гида по базовым внутренним и внешним процессам. Welcome book всегда можно открыть сразу в нужном месте, чтобы быстро получить информацию, не отвлекая коллег. Эти инструменты могут дополнять, но не заменять друг друга. Если времени эйчара или руководителя на создание всего не хватает, мы советуем начинать с Welcome book.

Что может быть внутри Welcome book

Общая информация о бизнесе
  • Описание компании, ее история, миссия и ценности
  • Реквизиты, адреса офисов, карточка предприятия
  • Структура компании, состав отделов, имена и контакты сотрудников
  • Основные данные в цифрах: оборот, количество лет на рынке, количество сотрудников
  • Список и описание ключевых продуктов, услуг и рыночных преимуществ
  • Интервью с топ-менеджерами, важные упоминания о компании в СМИ
  • Информация про отрасль
Организационные моменты

  • Правила взаимодействия и коммуникации, правила проведения встреч
  • Описание ключевых ИТ-сервисов — например, как пользоваться программами или вести таск-менеджеры
  • Правила оформления отпусков, больничных, командировок
  • Общая информация: график и форматы работы (офис, удаленка, гибридный формат), даты выплаты зарплат и премий
  • Информация об обучении, развитии, карьерных возможностях в компании
  • Информация о «плюшках» для сотрудников — например, как пользоваться ДМС или компенсировать расходы на дорогу
  • Любая другая организационная информация — например, правила согласования бюджета или рекомендации мест для обеда рядом с работой

Форматы Welcome book

«Приветственная книга новичка» может быть сделана в самых разных вариантах. Вот самые распространенные.
Самым удобным и современным из них мы считаем страничку в интранете. Вы создаете электронную энциклопедию, которую можно регулярно обновлять, расширять и синхронизировать сразу для всего персонала. Формат особенно удобен для адаптации сотрудников без индивидуального ПК — Welcome book можно адаптировать под мобильную верстку и открывать с любого девайса.

Важный лайфхак по применению Welcome book

Факт: адаптация сотрудника начинается задолго до его первого рабочего дня. Здесь можно упомянуть исследование о человеческих страхах, среди которых был назван страх перед первым рабочим днем. Обычно — в момент принятия офера. И каким бы высококлассным профессионалом ни был ваш новый работник, как бы детально ни изучил свои обязанности и KPI, с большой вероятностью он все равно будет волноваться. Как пройдет адаптация? Справится ли он с поставленными задачами? Будет ли работа совпадать с ожиданиями? Получается, новичок ещё даже не работает, а уже вовсю стрессует. И здесь HR-специалист может ему помочь.

Новый сотрудник будет нервничать гораздо меньше, если заранее узнает о компании и сотрудниках как можно больше. Но нельзя высылать закрытую информацию человеку, с которым еще не подписан договор, — именно поэтому Welcome book выдают в день выхода на работу. Как же быть?

Сделайте две версии Welcome book

  1. Первая версия — лайт, без секретных данных. Обсудите с руководством и юристами, какую информацию можно включить в Welcome book, а что необходимо убрать. Например, вы рассказываете о корпоративной культуре и будущих коллегах, но скрываете информацию о структуре организации. Договорились с финалистом — высылаете документ.
  2. Вторая версия — полная, её получают в день выхода на работу. Кстати, в формате электронной энциклопедии можно делать так, чтобы финалист сначала имел доступ к урезанному варианту, а после подписания договора — полную версию.
Иррациональный страх перед неизвестным часто мешает успешному онбордингу сотрудника и лучший способ обойти такую помеху — предоставить ему Welcome book.