Виртуальный тимбилдинг: как выстроить доверие в виртуальной команде без игр и развлечений

Вы хотите, чтобы члены вашей команды чувствовали связь друг с другом, даже работая удаленно… Но как вам добиться этого без использования всевозможных игр и развлечений? Вот восемь советов по выстраиванию эффективного виртуального тимбилдинга.

Виртуальный тимбилдинг — это главное для вас.
Теперь, когда ваша команда больше не работает в одном офисе, многие вещи, к которым вы привыкли, отсутствуют: простое «привет», которое вы говорите друг другу по утрам в холле, или улыбка кому-то, когда вы проходите мимо их стола. Ушли в прошлое послеобеденная чашка кофе и вопросы о том, как прошли выходные у коллеги в то время, как вы идете налить себе воды.
Так что же делать?
Вы гуглите «виртуальный тимбилдинг» и находите инструкции, как провести виртуальный час с удовольствием, и игру, в которой нужно угадывать забавные факты о членах своей команды.
Игры и развлечения, конечно, очаровательны. Но действительно ли они помогают выстраивать доверие в удаленной команде?
И да, и нет. Они могут помочь. Но если совместная игра в скрэббл по сети или обмен картинками с кошками — это единственные механизмы виртуального тимбилдинга, на которые вы полагаетесь, то узы доверия в вашей команде быстро разрушатся.
Если вы ищете более существенные и более стабильные способы выстраивания доверия в удаленной команде, нужно копнуть глубже.
Вы готовы к погружению? Давайте посмотрим на исследования последних 25 лет и передовой опыт последних 30 лет, чтобы по-настоящему понять, как добиться доверия в виртуальной команде и как осуществлять тимбилдинг правильно.
Во-первых: что мы подразумеваем под «виртуальным тимбилдингом»?
Одно из самых больших заблуждений относительно виртуального командообразования заключается в том, что оно необходимо только для того, чтобы помочь нашей команде «чувствовать себя хорошо». Теплое и мягкое отношение друг к другу в команде, несомненно, приятно, но это не значит, что вы должны искусственно создавать его. Если команда постоянно стремится «чувствовать себя хорошо», то ее члены в конечном итоге льстят друг другу, избегая при этом говорить правду. Конфликт «заметен под ковер». Сохранение лица ценится выше честности и обоюдной ответственности. Как результат, будет страдать культура и производительность вашей команды.
Чтобы правильно организовать виртуальный тимбилдинг, вам скорее нужно сосредоточиться на укреплении доверия в удаленной команде. В конце концов, доверие создает огромные преимущества для культуры и производительности команды, которые мы часто полностью не осознаем. Исследования показали, насколько доверие связано с улучшением производительности труда, повышением вовлеченности сотрудников и развитием каналов коммуникации. Доверие — это масло в двигателе, которое помогает любой команде (удаленной или работающей совместно!) добраться туда, куда она пытается идти.
Однако доверие может быть слишком общим словом. Таким, которые мы небрежно разбрасываем без точности. Когда мы стремимся «укрепить доверие», мы можем вовсе не понимать, что же это значит.
Чтобы правильно организовать виртуальный тимбилдинг, мы должны выделить именно тот тип (или типы) доверия, который мы стремимся культивировать.
Два типа доверия, которые следует развивать в удаленной команде
Два типа доверия, которые мы должны развивать, ученые называют «эмоциональным доверием» и «когнитивным доверием». Эмоциональное доверие — это форма доверия, основанная на эмоциональной связи и межличностных отношениях. Между тем, когнитивное доверие возникает из надежности и компетентности.
Другой способ представить себе это: эмоциональное доверие — это то, как вы относитесь к намерениям человека, а когнитивное доверие — это то, насколько хорошо, по вашему мнению, этот человек будет действовать в соответствии со своими намерениями.
Для эффективного управления удаленной командой, вам необходимо как эмоциональное, так и когнитивное доверие. Тогда возникает вопрос, как именно можно добиться этого с помощью виртуального тимбилдинга?
Как выстроить эмоциональное доверие в удаленной команде
Чтобы добиться эмоциональной близости и взаимопонимания, составляющих суть эмоционального доверия, вам необходимо убедиться в том, что ваши усилия в области виртуального тимбилдинга включают в себя следующее.
№1: Делайте ставку на адаптацию в большей степени, чем обычно
Как показывают исследования, эмоциональное доверие, как правило, важнее развивать в начале отношений. Следовательно, качественная адаптация новых сотрудников становится еще более важной для виртуального тимбилдинга.
Что должен включать в себя этот процесс адаптации? Вот несколько ключевых элементов для качественной адаптации вашей удаленной команды:
·      Контекст команды и бизнеса. Создайте контекстное описание истории компании, ее цели, видения, ценностей, того, как она работает (общение, встречи и т.п.), бизнес-контекст (анализ рынка, видение продукта и т.д.), а также опишите ключевые вехи, которых вы хотите достичь в ближайшие 6-18 месяцев.
·      Указание на то, как выглядит успех. Сделайте первый опыт работы в проекте прозрачным. Ясно ли, как будет выглядеть успех в первые 30, 60, 90 дней?
·      Поощрение в исполнении роли. Расскажите вашим сотрудникам, почему вы наняли их. Вы даже можете написать им письмо: «Вот почему мы наняли вас».
·      Чувство взаимопонимания для того, чтобы вы могли хорошо работать. Регулярно проводите встречи один на один. Задавайте вопросы о рабочих предпочтениях и ожиданиях. Это поможет вам показать заботу и достичь взаимопонимания больше, чем что-либо другое.
Во время процесса адаптации особенно важна первая встреча один на один. Вот некоторые из лучших вопросов, которое вы можете удаленно задать новому сотруднику на индивидуальной встрече.
·      Что больше всего нравится вам в работе здесь?
·      Чувствовали ли вы разочарование в первые две недели работы с нами?
·      Кажется ли что-нибудь непонятным для вас?
·      В каком аспекте вашей работы вам нужна дополнительная помощь или наставничество?
·      Если бы до следующего года вы могли гордиться только одним своим достижением, что бы это было?
№2: Перестаньте полагаться на клише для начала разговора
Как часто вы задаете вопрос «Как прошли выходные?», чтобы растопить лед перед тем, как начать встречу? Вероятно, чаще, чем вам хотелось бы. Ваша команда чувствует то же самое: их ответы на этот вопрос кажутся избитыми, утомительными и неинтересными.
Чтобы изменить настроение вашей команды и укрепить эмоциональное доверие, необходимо, чтобы ваш виртуальный тимбилдинг сосредотачивался не на безвкусных клише для начала диалога. Дерзкие, воодушевляющие вопросы могут раскрыть нечто новое и интригующее в человеке, чего вы не знали раньше.
Например, вот несколько вопросов для начала разговора, которые вы можете задать на следующей встрече…
·      В чем было ваше «guilty pleasure» во время карантина?
·      Какой ваш любимый рецепт из тех, что вы готовили за последнее время?
·      Какую книгу вы читаете сейчас?
·      Если бы вы могли мгновенно освоить любой новый навык, что бы это было?
·      Кем вы действительно восхищаетесь?
·      Есть ли у вас любимые цитаты?
·      Были ли среди телешоу или фильмов, которые вы недавно смотрели, те, что превзошли ваши ожидания?
·      Какая музыкальная группа была вашей любимой 10 лет назад?
·      Какое у вас самое раннее воспоминание?
№3: Инвестируйте в систему напарников («buddy system»).
Отличный способ выстроить эмоциональное доверие в виртуальной компании — это создание системы напарников как одной из составляющих виртуального тимбилдинга. Опрос 297 удаленных менеджеров и сотрудников, проведенный в 2019 году, показал, что 51% опрошенных используют эту систему.
Например, в удаленной компании Help Scout, насчитывающей около 80 человек, каждому новому сотруднику дают «лучшего друга по работе» (эта компания имеет феноменальные отзывы обо всем процессе адаптации). В удаленной компании Automattic, насчитывающей около 1000 человек, осуществляется «сочетание самостоятельного обучения и обратной связи с напарниками», о которой подробно рассказала Валентина Тёрнер, руководитель «Команды Счастья» в Automattic.
Есть две идеи для вашей команды относительно того, как вы могли бы попробовать применить систему напарников на практике:
·      Назначьте кому-либо официального «наставника», с которым он будет встречаться один на один раз в неделю или раз в две недели для того, чтобы задать ему вопросы.
·      Каждую неделю объединяйте 2—3 человека в пары случайным образом для того, чтобы они могли весело провести время в видеочате, делая что-то, не связанное с работой.
№4: Создайте специальный чат для разговоров, не связанных с работой.
Держим пари, что отсутствие случайной, не связанной с работой болтовни — это то, от чего вы уже успели почувствовать боль. Место для «беседы у кулера для воды» — необходимое условие для выстраивания эмоционального доверия в вашей команде и ее процветания.
Вот несколько примеров того, что делают другие удаленные компании для создания в рамках виртуального тимбилдинга чат-каналов, не связанных с работой:
·      В Campfire в Basecamp принято писать всем «Доброе утро», когда вы заходите в сеть.
·      В Slack есть канал #pets, где люди делятся фотографиями своих питомцев.
№5: Дайте сотрудникам возможность общаться в видеочатах, не связанных с работой.
Чат — это хорошо… Но, когда дело касается выстраивания эмоционального доверия, нет ничего лучше, чем видеть выражения лиц людей и слышать их смех. В результате, видеочаты могут стать ключевой частью виртуального тимбилдинга.
Вот несколько примеров того, что делают другие удаленные компании:
·      В Litmus, виртуальной компании, насчитывающей более 100 сотрудников, проводят такие мероприятия, как: «Кофе для коллег» по видео, пиво по Skype и игра в онлайн-видеоигры.
·      В Help Scout организуют 15—30-минутные перерывы на кофе по видео между случайно выбранными членами команды, называемые «Fikas».
·      Другие организации проводят по видеосвязи дискуссии в «книжных клубах» или обсуждают конкретные темы, такие как еда, музыка и т.п.
Если вы все же решитесь на это, будьте готовы к тому, что люди могут чувствовать себя выгоревшими от того, что весь день проводят на видеовстречах. Они могут не захотеть участвовать в еще одной видеовстрече, даже если сама тема для них интересна. Поэтому обязательно сделайте участие в этих видеовстречах на 100% добровольным и не вините людей за то, что они не посещают их.
Как выстроить когнитивное доверие в удаленной команде
Если эмоциональное доверие — это все то, что связано с «сердцем», эмоциональной близостью и взаимопониманием, то когнитивное доверие — это все то, что связано с «головой». Когнитивное доверие возникает из веры в надежность и способности кого-то другого.
Про когнитивное доверие довольно просто забыть, однако оно демонстрирует потрясающие результаты. Например, одно исследование показало, что когнитивное доверие имеет сильную связь с эффективностью лидерства.
В нашем собственном исследовании, в котором приняло участие 597 руководителей и сотрудников, мы нашли подтверждение этому. Мы спросили респондентов: «Как вы считаете, какой способ укрепления доверия является наиболее эффективным?» и предоставили им девять вариантов ответа. Три варианта, получивших наивысшие оценки респондентов, на самом деле представляют собой формы когнитивного доверия. Они перечислены ниже для того, чтобы вы могли их применить.
№1: Будьте готовы показать свою уязвимость в качестве лидера.
28% людей считают, что уязвимость и признание своих недостатков для лидера является наиболее эффективным способом завоевать доверие. И сотрудники, и руководители, участвовавшие в опросе, отметили, что ранимость в отношении слабостей и ошибок говорит об эмпатии: чем более эмпатичным является кто-либо, тем с большей вероятностью они готовы ему доверять. В частности, один из участников опроса заметил, что руководителю «нужно проявлять больше сочувствия» и что «в нравственном отношении он, вероятно, хороший человек, но бывают случаи, когда неясно, действительно ли он сочувствует из-за его проблем с выражением сочувствия».
Чтобы применить это на практике, вы можете попробовать во время следующей индивидуальной встречи сказать что-то подобное: «Я чувствую, что проект Х, за которым я наблюдаю, идет не так хорошо, как мне хотелось бы… Не могли бы вы дать мне какой-нибудь совет?».
№2: Сделайте свои намерения кристально ясными.
26% людей заявили, что наиболее эффективным способом завоевать доверие является ясность намерений, лежащих в основе ваших действий. Это означает, что вы должны открыто рассказывать о том, почему вы говорите что-либо, почему принимаются те или иные решения и почему некоторые решения не принимаются. Если вы не можете объяснить, почему вы изменили свое мнение или выбрали переждать какое-то время, это разрушает доверие к вам.
Отличным примером этого служат ситуации, когда вам нужно дать кому-то жесткую обратную связь. Если вы ясно изложите свои намерения, люди, скорее всего, будут доверять вам и будут готовы услышать эту обратную связь.
Например, во время встречи один на один вы можете сказать: «Я хочу помочь вам добиться максимального успеха и продвинуться по службе. Могу я дать вам обратную связь, которая может оказаться для вам полезной?».
№3: Переходите от слов к делу: выполняйте ваши обязательства.
18% опрошенных сотрудников утверждают, что наиболее эффективный способ завоевать доверие заключается в простом выполнении взятых на себя обязательств. Это кажется особенно впечатляющим, учитывая обнаруженные нами закономерности: 48% сотрудников считают, что за последнее время их компания постоянно что-то говорит, но ничего не предпринимает, и 28% сотрудников утверждают, что их менеджеры только говорят, но не действуют.
Насколько отчетливо вы показываете, что выполняете взятые на себя обязательства? Во время следующей индивидуальной встречи или на встрече всей команды попробуйте сказать: «На основе вашей обратной связи я меняю Х. Как вам такая мысль?».
Этой информации может быть слишком много, чтобы переварить ее сразу. Мы ни в коем случае не рекомендуем вам пытаться реализовать все эти вещи одновременно. Настали тяжелые, хаотичные времена, и последнее, что нужно вашей команде, — это бессистемный подход к виртуальному тимбилдингу.
Скорее, мы можем порекомендовать сначала сосредоточиться на одной тактике выстраивания эмоционального доверия и на одной тактике построения когнитивного доверия. Затем, возможно, вы можете попробовать еще одну или две.
Что бы вы ни выбрали, мы надеемся, что вы, как и мы, заинтересованы в правильной организации виртуального тимбилдинга. Под внешней оболочкой желания, чтобы наша команда «чувствовала себя хорошо» скрывается более глубокое желание, чтобы наши команды доверяли нашим намерениям и верили, что мы будем действовать в соответствии с ними.
Если мы сможем сосредоточиться на формировании эмоционального и когнитивного доверия, а не только на тщеславных мыслях о том, сколько людей посещает «час счастья» в Zoom, наше сокровенное желание настоящего тимбилдинга может стать реальностью.
(Источник Know Your Team)