Цифровые рабочие места: зачем они нужны вам и вашим сотрудникам
Независимо от того, как работают ваши сотрудники — удаленно или из одного офиса — они каждый день взаимодействуют друг с другом, ищут готовые документы и создают новые, обмениваются новостями и решают повседневные рабочие задачи. Сделать их работу более комфортной и эффективной поможет цифровое рабочее место. Подробнее об этом — в нашем материале.
Что такое цифровое рабочее место
Цифровое рабочее место (или digital workplace) — это виртуальный аналог физического рабочего места, в котором все продумано до мелочей и удобно организовано.
Если digital workplace грамотно построено и действительно закрывает все или основные задачи пользователей, оно становится точкой притяжения — единым окном входа сотрудников в любые корпоративные сервисы, базу знаний и список контактов.
Например, так выглядит цифровое рабочее место на базе HR-платформы Connectable
Преимущества цифрового рабочего места для организации
Ключевая задача цифрового рабочего места — обеспечить среду, которой сотрудники могут пользоваться где угодно и когда угодно, облегчить взаимодействие с коллегами, а также упростить доступ к корпоративной информации. Как следствие, выигрывают и работодатель, и персонал.
Снижается время на поиск информации
Около трети рабочего времени современного человека уходит на поиск информации. Чаще всего — уже собранной кем-то из коллег. Цифровые рабочие места помогут собрать в одном месте и удобно сгруппировать шаблоны документов, отчеты, инструкции и другую информацию, которая нужна каждый день для решения рабочих задач.
Формируется база знаний компании
Каждый реализуемый или завершенный проект, сформированный отчет или созвон — кладезь знаний, которые оседают в головах сотрудников и зачастую остаются недоступными для их коллег.
При наличии цифровых рабочих мест сотрудники могут собирать информацию в одном месте и делать ее доступной для других. Так формируется корпоративная база знаний, которую удобно использовать. Например, за счет объединения в тематические папки и добавления тегов.
Кроме этого, участие в формировании базы знаний может стать дополнительной мотивацией для сотрудников, которые хотят развиваться в качестве внутренних экспертов компании. Они могут записывать и загружать туториалы, чек-листы, статьи с обзором трендов в их сфере и любой другой контент.
В Connectable в базе знаний настроен поиск по ключевым словам
Поддерживается понимание контекста, в котором находится компания
Даже если все сотрудники компании работают из одной локации, они не всегда успевают обмениваться всеми новостями. Еще сложнее сделать так, чтобы все работники помнили о стратегии и целях компании.
Цифровые рабочие места позволяют доводить все изменения до сведения сотрудников и держать памятки по стратегии и целям в быстром доступе.
Кроме этого, на базе платформы, на которой функционирует digital workplace, можно создать корпоративную социальную сеть. В этом случае сотрудники смогут публиковать посты и объединяться в группы по профессиональным и личным интересам.
В корпоративной соцсети на базе Connectable можно делиться друг с другом полезной информацией и даже проводить микрообучение
Растет лояльность сотрудников, а текучесть кадров, наоборот, снижается
Цифровые рабочие места помогают сотрудникам сфокусироваться на интересных рабочих задачах и своем профессиональном росте.
Это связано с быстрым доступом к контактам коллег и корпоративной информации, возможностью легко управлять своими задачами и совместной работой. Кроме этого, digital workplace открывает для сотрудников дополнительные возможности:
Автоматизация процессов. Например, HR-команды могут автоматизировать онбординг и упростить процесс адаптации новых сотрудников.
Участие в программе бадди-наставничества.
Создание индивидуальных планов развития.
Отслеживание прогресса в корпоративном обучении.
Хорошая новость для HR-специалистов и лидеров команд — организовать корпоративное обучение можно даже без доступа к LMS-платформам. Достаточно создать программу обучения для сотрудника или группы сотрудников, выбрать подходящие материалы из Базы знаний, назначить ответственных и дедлайны.
Организация цифрового рабочего места: как не допустить ошибок
Проанализировать потребности сотрудников
Заведомо идеального цифрового рабочего места не существует — его нужно создавать для людей, которые будут им пользоваться.
При анализе потребностей сотрудников учитывайте:
Сферу деятельности компании.
Географию сотрудников.
Задачи, которыми занимаются структурные подразделения.
Процессы, на которые сотрудники тратят много сил и времени.
Опыт предыдущих подходов к диджитализации и использования платформ.
Ключевые сложности во взаимодействии между сотрудниками.
Составить список сервисов, которые используются в компании
Чем больше подразделений в компании, тем шире будет список сервисов. Попросите сотрудников перечислить все, что помогает им оптимизировать свою работу.
Эта информация понадобится, чтобы понять, какие сервисы можно синхронизировать с платформой, которую вы будете использовать для организации цифровых рабочих мест. Идеально, если удастся синхронизировать все сервисы — в этом случае сотрудники смогут переключаться между ними в процессе работы без повторной аутентификации.
Connectable позволяет синхронизироваться со всеми ключевыми сервисами
Разработать дизайн пространства
Задача — сделать его визуально привлекательным и удобным для использования. Для этого используйте информацию, полученную на этапе анализа потребности сотрудников, и объедините ее с задачами и целями компании.
Чтобы переход к цифровым рабочим местам был максимально бесшовным, оформите digital workplace в корпоративном стиле.
При оформлении digital workplace в Connectable можно использовать брендбук
Выбрать надежную платформу
Цифровые рабочие места станут неотъемлемой частью жизни сотрудников и хранилищем всей информации о компании. Поэтому выбирать платформу стоит тщательно.
На что рекомендуем обращать внимание:
Страна разработки ПО. Если софт иностранный, могут возникнуть проблемы с доступами. Connectable хранит все на серверах Яндекса, поэтому таких сюрпризов точно не будет.
Возможность настраивать права доступа. Например, в Connectable у сотрудников может быть разный доступ не только к разделам платформы, но и к документам.
Интеграция со сторонними сервисами. Важный пункт, если нужно не просто хранить информацию в одном месте, а действительно использовать платформу в качестве виртуального офиса. В Connectable доступна интеграция с различными сервисами, которыми пользуются российские компании.
Качественная техподдержка. Мы собрали бинго: наши специалисты проконсультируют не только по техническим, но и по HR вопросам.