Блог Connectable

Автоматизированная buddy-программа: эффективный инструмент для адаптации сотрудников в помощь эйчару

2024-05-06 12:10
Исследования показывают, что замена сотрудника в среднем обходится компании в 6–9 зарплат. Сюда входят административные расходы на увольнение, выходные пособия, овертайм остальных сотрудников во время поисков нового специалиста и другие траты. Кроме того, адаптация и удержание нового сотрудника — отдельная боль эйчаров, поскольку объем работы не позволяет одному рекрутеру одновременно заниматься адаптацией всех новичков (а их может быть до 30 в компании).
Здесь на помощь приходит новый эффективный инструмент, позволяющий автоматизировать процессы адаптации новичков в компании — buddy-программа.

Отметим, что наличие buddy-программы добавляет 36% к удовлетворенности от онбординга, а 87% бизнесов, использующих наставничество, находят программу эффективной. Сегодня расскажем, кто такой бадди, какую роль он играет в адаптации новых сотрудников и как в этом помогает buddy-программа.

Кто такой бадди и как он помогает новым сотрудникам

Бадди в переводе с английского означает «приятель», по сути, это наставник, который помогает новичку адаптироваться в новых условиях, сделать начало его работы наиболее комфортным. Важно, что бадди не оценивает и не критикует, а только помогает справиться с первоначальными трудностями, найти решение. При этом наставничество может использоваться для новых сотрудников в любой должности, за исключением, пожалуй, генерального директора.
В задачи бадди входит:

— погрузить новичка в рабочую рутину, отвечать на любые, даже самые элементарные, вопросы (где лежит тот или иной документ, как правильно вести таск-трекер, что писать в регулярном отчете и т. д.);

— познакомить сотрудника с каждым членом команды и помочь установить контакт (приглашение на кофе-брейки, обеды, формальные и неформальные сборы);

— вовлекать новичка в рабочие дискуссии, помогать ему проявить себя;

— помочь новому сотруднику поддержать тот уровень выполнения рабочих задач, который ранее был установлен в компании, то есть работать не хуже предшественника;

— выступать для новичка образцом работы;

— познакомить с неформальной стороной общения в компании;

— принимать от нового сотрудника честный фидбэк.
Какими качествами должен обладать идеальный бадди:

— желание помочь новичку;

— лояльность к компании в целом;

— соответствие ценностям компании;

— опыт работы;

— эффективность;
Бадди не должен быть руководителем новичка. В идеале наставник — это коллега из того же подразделения в похожей роли.

Основная задача бадди заключается в организации коммуникации с новичком, а это значит:

— быстро отвечать в чате или лично на все вопросы;

— работать совместно и рядом (за соседним столом, если это офис);

— организовывать обеды для создания доверительного общения и неформальной коммуникации;

— еженедельно созваниваться с руководителем и эйчаром для обсуждения прогресса новичка или возникших трудностей.
Один бадди может вести одновременно не более 1–2 новичков, так как для работы с каждым в процессе адаптации требуется 15–20% рабочего времени.

Как мотивировать сотрудника стать наставником

Зачастую компании не выделяют дополнительный бюджет для премирования сотрудников, которые выступают в роли наставников. Но при этом бадди, которые неоднократно помогали адаптироваться новым сотрудникам, считаются неформальными лидерами в коллективе, что может в дальнейшем послужить ступенью к повышению в должности для сотрудника, который стремится к карьерному росту и претендует на роль руководителя.

Кроме того, компания может организовать ежегодный корпоративный конкурс на лучшего бадди, в котором наставники будут состязаться в мастерстве адаптации новичков по общим критериям. Всё это может стать дополнительной мотивацией для участия сотрудников в buddy-программе.

Что такое автоматическая buddy-программа и как она помогает в работе эйчара

Представим, что каждый месяц в компанию приходят около 10 новых сотрудников. На первичную адаптацию новичка и включение его во все рабочие процессы уходит примерно 2–3 месяца, соответственно, чтобы избежать текучести кадров и увольнения в первые месяцы работы, эйчару необходимо одновременно адаптировать к работе около 30 сотрудников. Задача становится почти невыполнимой, если добавить к этому тот факт, что рекрутер ищет сотрудников для разных подразделений компании и даже при индивидуальном взаимодействии с каждым отдельным сотрудником не может ответить на все вопросы новичка, поскольку это находится вне его компетенции.

Использование buddy-программы в этом случае позволяет делать эту работу наиболее эффективно и с наименьшими трудозатратами, поскольку все процессы в ней автоматизированы. При помощи buddy-программы эйчар может выбирать, мотивировать и контролировать наставника, который, взаимодействуя с новичком, будет помогать ему адаптироваться в коллективе и ближе познакомиться со всеми рабочими процессами. Эйчар при этом в автоматическом режиме отслеживает, какие конкретно действия были предприняты наставником, новичком, другими участниками команды для эффективной адаптации и налаживания рабочих процессов.

Все, что нужно сделать, это внедрить корпоративный портал Connectable и добавить туда трек-маршрут, который будет включать в себя:

— учебные и другие материалы (гайд с ответами на основные вопросы, которые стандартно задают новички);

— задачи для бадди (совместно поработать, организовать встречу, показать программу, файлы и т. д., встретиться с руководителем, познакомить с коллегами и др.);

— опрос (для руководителя о работе бадди и самого новичка);

— если в компании есть геймификация, можно выдавать бадди ачивки-достижения, корпоративную валюту, которую можно потратить в магазине, и прочие поощрения.

Обращаясь к программе, эйчар наглядно видит, кто на каком этапе находится.

На каждом шаге можно отследить результаты, чтобы вовремя поправить, если что-то идет не так, а также проанализировать эффективность работы бадди, новичка и других членов команды. Таким образом, наличие автоматизированной buddy-программы позволяет эйчару увидеть, где есть «поломки» в процессе адаптации, кто плохо работает, что надо поправить в этом процессе.

Как оценить эффективность buddy-программы

— Текучесть. Если она снижается во время использования бадди-программы, значит, этот инструмент эффективен.

— Выполнение KPI новичками. Отслеживать этот показатель имеет смысл только в том случае, если программа носит массовый характер и ваша компания одновременно адаптирует к работе большое количество сотрудников в одной должности: официанты, таксисты, специалисты по продажам и т. д.

— Выполнение действий, прописанных в адаптационном треке.

— Опросы руководителей и сотрудников. Данный показатель актуален для немассовых ролей. Опрос покажет, насколько новичок доволен своим наставником, а руководитель — взаимодействием бадди и новичка.