Как поддержать команду в кризис: советы руководителю для сохранения эффективной работы

Почему сейчас особенно остро стоит вопрос поддержки сотрудников и команды в целом

Сегодня каждого эйчара и руководителя порой настигает чувство, что он не знает, что будет дальше с компанией и не может дать никаких гарантий своим сотрудникам. За последние два года многие компании потеряли специалистов или перевели сотрудников на удаленку в связи с их вынужденной релокацией, что также не может не сказаться на общей атмосфере тревожности и разобщенности.

В случае возникновения трудностей руководителю важно не игнорировать кризисную ситуацию, а дать коллективу ощущение стабильности и безопасности. Для этого необходимо знать и использовать здоровые способы совладания с трудностями, которые помогут минимизировать уровень стресса и почувствовать себя лучше физически и психологически. Об этом говорит Рэйчел Голдман, доктор философии FTO, психолог.

Способы совладания с трудными жизненными ситуациями делятся на четыре группы в зависимости от того, на что направлено разрешение проблемы: на действия, мышление, эмоции или других людей.

Когда сложно контролировать эмоции, важно переключить внимание на действия, которые помогают вернуть стабильность и уверенность. Они могут быть направлены на разрешение трудной ситуации или не быть связанными с ситуацией напрямую. Например, сфокусироваться на давно отложенных задачах, переключить внимание на творчество или заняться спортом. Кстати, физическая активность — один из вариантов контролируемых действий, которые развивают стрессоустойчивость и помогают восстанавливать работу нервной системы.

Наше состояние зависит от того, как мы воспринимаем происходящее и что именно думаем об этом. В этом случае необходимо исследовать мысли, приводящие к тревоге и беспокойству: какие они, насколько соответствуют действительности, какие аргументы за и против этих мыслей можно найти, как часто они вас посещают и как влияют на ваше эмоциональное состояние. Здесь поможет навык наблюдения за потоком мыслей как бы со стороны и невовлечения в них, как будто вы смотрите на проплывающие по небу облака.

В трудной ситуации облегчение приносит выражение эмоций в той или иной форме: иногда нужно поплакать и покричать, иногда надо спеть или нарисовать то, что хочется выразить. Эффективным будет использовать глубокое и плавное дыхание как способ вернуть себе спокойствие. Можно использовать силу воображения, представляя образы тех ситуаций и мест, где вы чувствовали себя безопасно. Психологи также предлагают использовать образ большого пузыря, стенки которого непроницаемы для любых угроз и неприятностей из внешнего мира. В нем можно оставаться мысленно столько времени, сколько нужно для успокоения.

Людям нужны люди. Мы успокаиваемся, когда находим у окружающих поддержку, принятие, разделяем общий опыт и можем свободно попросить о помощи. Найдите единомышленников, с кем вы можете комфортно и спокойно обсудить происходящее. Кроме того, для людей бывают важны прикосновения, объятия и другой тактильный контакт. Здорово, если есть возможность лишний раз обнять тех, кто вам дорог и ценен, или посидеть рядом с ними. Если близкие люди недоступны, то обнимать и гладить питомца тоже может быть хорошей альтернативой.

В отношениях с коллегами и работе с командой в целом сегодня важно сделать акцент на трех составляющих: сплочение коллектива, поддержание мотивации к работе и переключение внимания.

Что можно сделать для этого:

— напрямую спросить коллег о том, какая помощь и поддержка им нужна;

— просить сотрудников регулярно, например раз в месяц, проходить опросы, в которых честно рассказывать о своих трудностях и проблемах любого характера, будь то рабочие или личные моменты, чтобы эйчар мог проанализировать и понять, какая именно помощь и поддержка необходима команде в данный момент;

— дать сотрудникам свободу самим предлагать варианты поддержки и взаимопомощи;

— создать доверительную атмосферу в коллективе, дать сотрудникам понимание того, что они могут быть услышаны и приняты командой при возникновении любых трудностей;

— устраивать больше неформальных встреч, мероприятия на сплочение, создавать комьюнити, в котором коллеги будут чувствовать себя легко и свободно;

— создать чат поддержки, где сотрудники могут свободно общаться, обмениваться своими мыслями, мнениями, подбадривать друг друга, давать советы, предлагать помощь.

Конечно, все это будет работать только в компаниях с открытой корпоративной культурой, где сотрудники привыкли делиться друг с другом любой информацией, открыто говорить о себе и своем состоянии.

— Ощущаете ли вы себя в физической безопасности?

— Испытываете ли вы трудности в организации рабочего места и режима? Какой помощи в этом вопросе вы ждете от компании и начальника?

— Нуждаетесь ли вы в дополнительной информации о происходящем? Какой именно? Есть ли необходимость, наоборот, сократить количество входящей информации?

— Каково ваше эмоциональное состояние: есть ли сейчас проблемы со сном, аппетитом, вниманием, трудоспособностью? Рассматриваете ли возможность получения профессиональной психологической помощи?

— Какие трудности вы испытываете при выполнении рабочих задач? Требуется ли вам помощь начальника?

— Как вы помогаете себе справиться с трудностями? Поделитесь своими способами преодоления стресса.

Эти вопросы помогут определить, в каком эмоциональном состоянии находится команда в данный момент, выявить трудности, с которыми сталкиваются сотрудники, и определить тех, кто из членов вашей команды нуждается в вашей помощи и поддержке. Кроме того, вам как руководителю будет понятно, какой именно поддержки ждут сотрудники лично от вас: физической, материальной, информационной, эмоциональной и ценностной. Проводите такие опросы регулярно, поскольку ситуация может измениться, как и потребность в помощи каждому сотруднику.

Однако, даже являясь руководителем и авторитетом компании, не стоит брать на себя единоличную ответственность за поддержку каждого сотрудника. Вы можете делегировать это членам вашей команды и контролировать эффективное выполнение ваших поручений. При этом важно, чтобы ваши сотрудники понимали, к кому и по каким вопросам они могут обратиться за помощью и как ее получить. Руководитель со своей стороны выступает гарантом исполнения обязательств перед коллективом и контроля того, что помощь будет оказана.

Руководитель — это не только человек, ответственный за решения, но и обычно эмоциональный лидер коллектива. Это означает, что его собственное состояние имеет большое значение. Даже если это не транслируется открыто и явно, команда все равно чувствует, когда руководитель не уверен, разочарован, потерян или выгорел. Поэтому ему особенно важно сохранять устойчивость и эмоциональную отзывчивость, заботиться о себе и своей безопасности. В той же степени, а иногда и больше, чем о своих сотрудниках. Как говорят психологи, обращаясь к метафоре инструктажа из мира авиации, «наденьте кислородную маску сначала на себя».

Еще одним важным нюансом в поддержке сотрудников является личность и состояние самого руководителя. Если он спокоен, уверен в своих действиях, смотрит в будущее с позитивом, он сможет эффективно мотивировать своих сотрудников, способствовать тому, чтобы они чувствовали себя в безопасности и продуктивно работали, как раньше. Помните, что в условиях кризиса руководитель становится ориентиром для подчиненных, поэтому важно сохранять нейтралитет, эмоциональное спокойствие и уверенность.

— Прозрачность в информации поможет сотрудникам почувствовать уверенность в завтрашнем дне: расскажите о том, какие меры предпринимает компания для сохранения стабильности в новых условиях.

— Найти устойчивую мотивацию для поддержания эффективности работы: рассказать, как сохранение работоспособности каждого сотрудника сможет поддержать работу компании, а значит, и сохранить высокие результаты и стабильность для каждого отдельного сотрудника.

— Мотивировать команду к взаимопомощи в выполнении рабочих задач, поскольку эффективность каждого отдельного сотрудника влияет на команду в целом.

— На общих собраниях несколько минут уделять эмоциональному состоянию коллег, говорить о настроении и состоянии сотрудников.

— Быть с коллективом, оказывать поддержку, участвовать в разрешении конфликтов, не игнорировать происходящее.

— Мотивировать коллег сконцентрироваться на рабочих задачах. Это не только сделает их выполнение более эффективным, но и подарит каждому из сотрудников ощущение того, что в жизни есть то, на что ты можешь повлиять, чем ты можешь управлять. Это создает психологический комфорт и спокойствие.

— В случае возникновения конфликта между коллегами выступать в роли медиатора, который поможет разрешить недопонимание между сторонами.

— Разговаривать лично с сотрудниками, у которых возникают трудности в личной жизни, влияющие на эффективность рабочих процессов: возможно, скорректировать график работы, перераспределить рабочие задачи или отодвинуть сроки их выполнения, дать дополнительный выходной или отпуск для разрешения трудностей.

— Расскажите о том, как внешняя ситуация влияет или не влияет на компанию.

— Снимайте опасения, поступающие извне, честно отвечайте на вопросы, возникающие у сотрудников, при этом отделяя эмоции (страхи) от реальных рисков.

— Перечисляйте задачи, на выполнении которых сейчас необходимо сфокусироваться.

— Выделяйте сильные стороны, которые сейчас есть у вас как у бизнеса.

Если вы как руководитель чувствуете, что коллективу необходимо дать возможность выговориться, проявить свои чувства и эмоции, можно пригласить психолога со стороны. Специалист организует групповую поддерживающую беседу, где каждый сотрудник сможет открыто и безопасно рассказать о своих чувствах и быть услышанным.

Что касается организации горячей линии, то делать это стоит только в том случае, если поддержка требуется, например, по техническим, экономическим или правовым вопросам. Если же речь идет о психоэмоциональной поддержке, то формат горячей линии не сможет закрыть эту потребность, поскольку работает по другим, более поверхностным алгоритмам. Горячая линия не может приравниваться к полноценной психологической помощи подобно групповой или индивидуальной терапии.

Одним из распространенных инструментов для эффективного преодоления кризисов является создание группы поддержки. Это специально организованные группы сотрудников, которые время от времени собираются вместе, чтобы во главе с ведущим-фасилитатором обсудить то, что наболело, поделиться опытом и поддержать друг друга в сложный период. Такая группа может быть создана без привлечения специалистов-психологов, а ведущим, облегчающим взаимодействие в группе, может стать любой сотрудник, включая руководителя компании. Этот формат работы направлен на создание в команде безопасного пространства для обмена опытом, чувствами и мыслями. Но в отличие от групповой психотерапии под руководством профессионального психолога, в группе поддержки не прорабатываются запросы участников и не используются психотерапевтические методы.

Какие навыки нужны ведущему таких групп? Например, бережное управление обсуждением, эмпатия, активное и безоценочное слушание, умение давать и запрашивать отклик у других участников, структурирование встречи по этапам. Можно быстро обучить готовых к такой работе сотрудников этим относительно простым навыкам и запланировать регулярное еженедельное расписание встреч. Это должно быть открытое мероприятие, на которое можно прийти по желанию и иметь возможность не быть активным участником процесса, если этого не хочется.

Обычно сотрудники говорят о том, что участие в таких группах помогает прийти в себя, дает чувство сплоченности, которого многим не хватает, особенно при удаленном формате работы. Опыт таких групп положительно влияет и на рабочие отношения: если вас поддерживали в группе, то поддержат и во время выполнения задач. Это ценно для коллективов, которым важна атмосфера доверия и безопасности.

Платформа Connectable создает все условия для удобной и качественной работы, в том числе в вопросах поддержания позитивного настроя команды в условиях кризиса.

Портал устроен таким образом, что решает сразу несколько задач, обеспечивающих комфортную и эффективную коммуникацию с сотрудниками:

— Раздел «База знаний» позволяет быстро и эффективно найти информацию, совместно работать с документами, делиться готовыми материалами в группах или публиковать их в ленте. Для удобства и эффективности использования в Connectable предусмотрена практичная структура с папками, файлами и удобным поиском. Расширенный редактор с видео, фото, отступами, разными шрифтами, смайлами и возможностями верстки.

— Раздел «Геймификация» помогает внедрить геймификацию в ваши бизнес-процессы для дополнительного поощрения и мотивирования сотрудников. Коины, полученные за достижения в работе, можно потратить в корпоративном магазине. За них можно купить, например, мерч, завтрак с СЕО или даже отгул. Использование этого инструмента увеличивает вовлеченность сотрудников на 60%, а общую продуктивность компании — на 50%. Помните, что игра — совершенно естественное занятие для людей, поэтому внедрение данной технологии поможет отвлечь ваших сотрудников от внешней повестки, усилить их связь с компанией и настроить на эффективную работу.

— Раздел «Внутренняя социальная сеть» создает единое коммуникационное пространство с интуитивно понятным интерфейсом. Таким образом, в компании появляется эффективная двухсторонняя связь, что помогает значительно увеличить вовлеченность и эффективность команды. Сотрудники смогут делиться новостями, объединяться в сообщества и команды, общаться в чатах, вести личные блоги, комментировать и оставлять реакции. Две ленты позволяют следить за важными новостями компании и при этом иметь персональную выдачу по интересам.

Кроме того, платформа Connectable дает дополнительные возможности для налаживания эффективной двусторонней коммуникации — например, «Идея», где сотрудники могут открыто и свободно вносить свои идеи о мероприятиях, предлагать варианты для улучшения компании, или раздел «Не молчи», где сотрудники делятся возникающими проблемами и трудностями, о которых нельзя молчать.

1. Попросите коллег воздержаться от обмена новостями в рабочих чатах, чтобы избежать возникновения конфликтов на почве расхождения взглядов на ту или иную тему. Пусть работа в компании остается пространством нейтралитета, свободным от новостного шума.

2. Регулярно обсуждайте актуальную информацию о положении дел в компании. Это создаст ощущение стабильности и контроля за ситуацией со стороны каждого из сотрудников. Руководитель в формате регулярных встреч-отчетов может рассказывать сотрудникам, как именно сложившаяся ситуация повлияла на компанию или отдел, какие риски и проблемы возникли, какой есть план по их решению и как он продвигается. Прозрачность и ясность действий руководителя дает команде успокоение и чувство безопасности. Во время таких выступлений нелишним будет обратиться к прошлому опыту успешного преодоления трудностей, который был у команды или компании. Это напоминает людям о том, что трудности могут делать нас сильнее, сплоченнее, эффективнее. Чаще хвалите сотрудников, подчеркивайте, как их действия положительно влияют на общие результаты и как это ценно и важно в условиях кризиса.

3. Рассказывайте о ваших достижениях, делитесь позитивными событиями, происходящими в компании.

4. Вместе с управленческим отделом проработайте все возможные сценарии развития событий для компании. Это поможет структурировать неопределенность и создать устойчивость в команде.

5. Если необходимо оптимизировать расходы, начните с самых безболезненных: откажитесь от аренды дорогого офиса, переведите часть сотрудников на удаленку, откажитесь от сотрудничества с фрилансерами. Определите ведущее направление вашей компании и наиболее важные задачи, развитие дополнительных направлений можно временно приостановить.

6. Командное лидерство со стороны руководителя может стать опорой для сотрудников: когда вокруг хаос и неясность, именно он может задать вектор движения команды. Чем больше смысла люди видят в том, что они делают, тем легче им выдержать турбулентность. Руководитель может придумывать и внедрять значимые инициативы, которые объединят неравнодушных и укрепят командный дух. Для этого нужно ответить на вопрос: что важного, полезного и ценного мы можем сделать сейчас все вместе? Это может быть какая-то активность внутри компании или вовне — не принципиально.

Поддержка команды и каждого отдельного сотрудника со стороны руководителя является очень важным аспектом в кризисный период. Это способствует сохранению эмоциональной стабильности, эффективности в работе и созданию психологически комфортного микроклимата внутри компании, а использование современных инструментов делает эту работу максимально простой и эффективной.