Телеграм-канал «HR-connect»
Подписывайтесь, чтобы быть в курсе новостей о внутрикоме
Блог Connectable

Что такое интранет?

Рассказываем: что такое интранет, какие у него есть функции, зачем он нужен и почему его нельзя заменить мессенджером.
Интранет — корпоративный портал, внутренний сайт — это единое информационное пространство компании. В нем есть вся или почти вся информация, которая нужна сотруднику для работы в компании.

Его цель в том, чтобы сотрудники получали достоверную информацию и делали это гарантированно и быстро. Чтобы они могли не отвлекаться от задач в огромных бессистемных информационных потоках. Работали быстрее, а значит — эффективнее.

Какие у интранета обычно бывают функции?

Их можно для удобства разделить на 3 типа:

Базовые сервисы

База — это то, что есть в любом интранете (и чего нет в других программах), и исторически первые интранеты 1990-х начинались с этих функций. Качество исполнения, конечно, сильно изменилось с тех пор.
В базовые функции входят:
  • адресная книга — найти контакты коллег;
  • организационная структура — найти нужное подразделение и коллег там;
  • база знаний — найти актуальный регламент или рабочий документ;
  • новости — информация от компании сотрудникам в одном месте.
Это простые вещи, но они самые нужные и востребованные. Особенно в эпоху удаленки, когда не спросишь у соседа контакт коллеги.

Общие сервисы

Они включают автоматизацию тех процессов, с которыми сталкиваются большинство сотрудников вне зависимости от подразделения и профессии.

У разных специалистов есть конкретные IT-сервисы для более эффективной работы. У дизайнера — Figma для рисования, у бухгалтера — 1С для расчетов, а у менеджера по продажам — CRM для заметок по клиентам. Всем остальным сотрудникам совершенно не обязательно разбираться в таких узкоспециализированных инструментах. А в интранете есть инструменты, которые могут понадобиться каждому сотруднику независимо от специализации. Поэтому у всех должен быть к нему доступ.
Какие бывают общие сервисы:

  • автоматизация заявок — заказать отпуск или канцелярию;
  • корпоративные опросы — провести на всю компанию любой опрос;
  • планировщики задач — поставить себе или подчиненному задачу, чтобы не потерять;
  • внутренние вакансии — возможность подаваться на проекты внутри и профессионально расти;
  • корпоративный мессенджер — чтобы вести коммуникацию с коллегами в одном месте;
  • каталог внутренних льгот — чтобы прямо в интранете можно было про них прочитать и выбрать подходящие;
  • график дней рождений и другие.

Социальные функции

Такой интранет еще принято называть социальным (Social intranet).
Для эффективной и вовлеченной работы сотрудник должен понимать цели и ценности компании, знать, куда она идет и что в ней происходит. Люди, которые это осознают, в среднем работают на 20% более эффективно, чем остальные. Они ассоциируют себя с компанией, понимают, как их работа на своем участке влияет на общий успех или неудачу, предлагают инновации, вкладываются в общее дело с большим удовольствием и меньше увольняются. Осознанные сотрудники работают лучше, чем те, кто просто выполняет задачки от начальника, не задумываясь о смысле. Именно поэтому во многих компаниях есть отдельные сотрудники и даже целые отделы, которые занимаются внутренними коммуникациями.
Но то, как устроена и работает компания, чем она дышит — это не только информация от высшего руководства всем сотрудникам. Это намного больше, сюда входит:
  • то, что произошло в каждом департаменте, какие они разработали продукты и какие получили результаты;
  • то, какие проекты реализовали IT, HR, юристы;
  • какие сотрудники отличились, получили повышение;
  • какие появились новые сотрудники;
  • как компания выступила на отраслевых мероприятиях;
  • и даже тот факт, что теперь проверка контрагентов стала на 30% быстрее из-за примененной инновации.
При таком подходе коммуникации уже идут не сверху вниз, а горизонтально и снизу вверх. Для этого и нужен эффективный инструмент — social intranet.

В social intranet есть целая внутрикорпоративная социальная сеть или ее элементы. С сообществами (например, про кросс-функциональные проекты или группа для координации по изучению английского), блогами (например, топ-менеджеров), лайками или реакциями, комментариями.

Иногда еще добавляют механики геймификации. Например, благодарить своих коллег и дарить им баллы, на которые они потом во внутреннем корпоративном интернет-магазине (который тоже есть в интранете) смогут купить мерч компании.

Зачем нужен интранет?

А. Экономия времени

Сотрудники меньше времени тратят на поиск информации и рутинные действия, а значит, работают быстрее. Исследования показывают, что в современном мире целых 20–25% времени уходит на поиск информации вместо решения рабочих задач. Интранет позволяет сократить это время на 10%. То есть благодаря ему вся компания будет работать как минимум на 10–15% эффективнее.
Б. Режим одного окна

У компании появляется единый информационный центр, которым легко управлять, что позволяет сотрудникам быть более увлеченными жизнью компании.

Интранет невозможно заменить телеграмом. Например, если в компании работает больше 50 человек, то начинается хаос, информация теряется во множестве чатов, сложно найти коллегу из соседнего отдела, а поиск образца заявления на отпуск превращается в экспедицию.

В. Комфорт и удобство

Компания становится удобным местом для работы. Как минимум цифровой опыт сотрудника становится радикально приятнее. Работники могут заняться тем, что приносит ценность, а не страдать из-за IT-систем. И, помимо роста эффективности, сотрудникам просто нравится работать в таких условиях.

Сотрудников раздражает, когда половину рабочего дня надо разбираться, как правильно заказывать справку, и спрашивать у коллег.

Невозможно стать лучшим работодателем даже с самым большим офисом и высокими зарплатами, если нет удобных автоматизированных общих сервисов.

Это как если вы банк с лучшим процентными ставками по вкладам, но явно устаревшим мобильным приложением. У всех банков из топ-5 приложения современные и удобные, они уделяют этому много внимания, потому что понимают, как важен user experience.
Г. Экономия

Количество IT-сервисов, которые используются в компаниях, растет с огромной скоростью. В 2015 году их было 8, а в 2022-м — уже 110! Кроме того, что их неудобно и сложно администрировать, это просто очень дорого. Каждый сервис стоит отдельных денег и хочет заработать максимум.

База знаний, системы автоматизации бизнес-процессов, корпоративных опросов, таск-менеджеры, корпоративные мессенджеры, автоматизация программ признания, сервисы по геймификации, сервисы по управлению кафетерием льгот... Все вместе они в пересчете на одного сотрудника стоят в разы больше современного интранета и все равно не покрывают многое из его функционала.
Д. Безопасность

Когда внутренняя информация о сотрудниках и их персональных данных, структуре компании, новостях и внутренних документах разбросана между десятками платных и бесплатных систем в гугл-доках, сообщениях, сайтах, то в десятки раз увеличивается риск утечки и потери информации.

Еще появляется риск, что вы будете забывать удалять уволившихся сотрудников своевременно абсолютно из всех систем, а значит, у них будет сохраняться доступ к вашей информации после ухода из компании. Возможно, именно в этот момент они будут работать у ваших конкурентов.

Почему компании предпочитают иметь все в одном месте?

Мы уже написали про экономию. Есть еще несколько причин.

Удобство сотрудников. Даже если вы пользуетесь самыми дорогими и удобными IT-программами, то, чтобы войти в каждую из них, надо специально искать адрес и логиниться (даже с SSO). Они выглядят по-разному, у них разные цвета, меню в разных местах, кнопки и в целом юзабилити.

Особенно это больно, когда сервис нужен для инициативы со стороны руководства или HR. Сотрудник, может быть, еще разберется в новой системе, если ему надо согласовать отпуск, но не захочет вникать, если ему надо пройти ежегодный опрос eNPS или прочитать обязательный по закону материал по пожарной безопасности.

Данные. Компаниям нужно, чтобы практически в каждом сервисе хранилась персональная информация о сотрудниках (имя и должность). Многие системы должны отправлять сотрудникам уведомления (а значит, хранить контакты).

Многие хранят оргструктуру (чтобы понимать, где какое подразделение и кто чей подчиненный). Например, сервисам корпоративных опросов это надо для сегментации результатов, чтобы вы поняли, как в разных отделах ответили на вопросы. А скажем, LMS (система автоматизации обучения) должна понимать, в каком вы отделе, чтобы назначить вам правильное обучение, например курс по продажам, если вы сейлз.

Всю эту информацию вам надо вручную переносить, следить, чтобы она отобразилась правильно, корректировать ее. Нужно следить, чтобы из всех систем удалялись уволенные и добавлялись новички. Или нужно настроить с каждой системой интеграцию и следить, чтобы она не сломалась при обновлениях.

Почему интранет — это не мессенджер и не база знаний? Почему его нельзя заменить другим сервисом?

Почему интранет нельзя заменить рассылками по почте? Чатами в телеграме? Корпоративным мессенджером (Slack или Matermost)?

В рассылках только односторонняя связь. Там нельзя ответить или написать вопрос в комментариях. Там сложно написать только отдельной категории сотрудников старгетироваться (надо заранее формировать список). Нельзя сделать категории сообщений (только важные и неважные). Сложно искать информацию. Пользователи не могут сами подписываться на интересные категории.Там нет вовлекающих механик и пушей с напоминанием о днях рождениях коллег или годовщине работы в компании.

Разница между коммуникациями в интранете и почте такая же, как между коммуникациями в соцсети и почте. Кроме того, как и в соцсетях, важные новости из современных интранетов автоматически дублируются на корпоративные почты сотрудников.

Телеграм-чаты неудобны для работы. Людям приходится смешивать личное и рабочее. Если в компании больше 50 человек, то их невозможно администрировать — добавлять новичков и удалять уволившихся. Невозможно найти контакты коллег даже по имени и должности: у большинства некорректно заполнены имена и фамилии (а часто вместо них ники), нет должности, телефона, электронной почты, а по фото идентифицировать сложно.

В корпоративном мессенджере, как и в почте и телеграме, нет базовых сервисов (базы знаний, адресной книги, структуры) и общих сервисов (автоматизации заявок, опросов, каталога льгот, внутренних вакансий, обучающих материалов, таск-менеджера и т. д.)

Почему интранет нельзя заменить на платную (Notion, Confluence) или бесплатную базу знаний?

В базах знаний нет базовых сервисов: структуры, адресной книги. Добавлять их неудобно, потому что нет нормальных страниц сотрудников с контактами, фото, должностями, подчиненными и т. д.
В базах знаний нет общих сервисов (автоматизации заявок, опросов, внутренних вакансий, таск-менеджера и т. д.).

Нет никакой коммуникации, кроме комментариев в статье.

Кроме того, бесплатный гугл-док невозможно безопасно администрировать (нужно удалять уволенных из каждой статьи или папки), а Confluence создан для айтишников и нравится только им.