Телеграм-канал «HR-connect»
Подписывайтесь, чтобы быть в курсе новостей о внутрикоме
Блог Connectable

Как запустить корпоративный портал в компании с нуля?

Интранет — внутреннее корпоративное пространство, которое помогает руководителям и HR-менеджерам эффективно организовать коммуникацию и ускорить бизнес-процессы, а сотрудникам — оставаться в курсе событий компании, находить нужные документы и информацию.

Рассказываем, в чем польза единой корпоративной среды, особенно для крупной компании и как внедрить корпоративный портал с нуля в вашей компании.

Для чего компании корпоративный портал?

Формируется единое инфополе
Руководители и HR сталкиваются с рутиной и в крупных компаниях, и в стартапах со штатом 30 человек. Повторяющиеся действия забирают энергию, а хаос в процессах крадет продуктивность. Страдают и сотрудники: они вынуждены тратить время на поиск информации и отвлекаться от работы.

В таких ситуациях на помощь и приходит интранет. У команды появляется комфортный digital workplace — цифровое рабочее место, которое хранит все необходимые регламенты, документы, базу знаний и идей. На корпоративном портале можно быстро найти ответы на общие вопросы — кто за что отвечает и кому подчиняется, открыть шаблон договора или заявления на отпуск, узнать о новостях компании и рынка. Так сотрудникам ничего не мешает работать эффективнее: нужный контент находится всего за пару кликов.
Ускоряются процессы
Информация доходит до команды вовремя, процессы ускоряются, а значит, быстрее достигаются стратегические цели и принимаются верные решения. Буст начинается с адаптации: новичок находит на корпоративном портале ответы на вопросы, разбирается в структуре и организации процессов — так он скорее втягивается в работу и начинает приносить результат.

HR-менеджеры и руководители, в свою очередь, сокращают временные затраты на микроменеджмент: готовые отчеты, образцы документов, расписание — все хранится на корпоративном портале. Освободившийся ресурс идет на глобальные и креативные задачи — например, разработку мотивационной программы или усиление HR-бренда.
Растет вовлеченность персонала
В едином коммуникационном пространстве сотрудники знакомятся с корпоративной культурой и социализируются с коллегами — растет лояльность и вовлеченность персонала. Сотрудники мотивируются общими целями и задачами, ценностями и идеями, которые вы транслируете через общее инфополе.

Интранет — классный способ прокачать HR-бренд. Удобный корпоративный портал — показатель, что компания заботится о потребностях сотрудников и внедряет новые цифровые инструменты, особенно в части адаптации персонала. Следовательно, снижается и текучесть персонала. Такой подход со стороны работодателя особенно ценят высокоэффективные сотрудники, которые хотят добиваться целей, а не распылять внимание.
Экономятся деньги
Время — деньги: в бизнесе вперед выходит тот, кто быстро действует. Благодаря интранету сотрудники своевременно внедряют новые инструменты в работу, делают меньше ошибок и лишних движений, больше времени инвестируя в результат.

Сегодня компании используют до 110 SaaS-инструментов — за каждый сервис нужно платить, а сотрудник проводит 19% рабочей недели, переключаясь между ними в поисках необходимой информации. Единый корпоративный портал заменяет кучу дорогих разрозненных инструментов: не нужно оплачивать мессенджер, отдельно запускать базу знаний или создавать платформу для опросов. Многофункциональная интранет-площадка легко администрируется и настраивается под запрос.

Как понять, что пора запускать интранет

Разберем признаки того, что в вашей компании необходимо корпоративное онлайн-пространство:

  • в компании больше 30 сотрудников;
  • вы хотите снизить текучесть персонала и повысить вовлеченность;
  • компания хочет оптимизировать бюджет на софт;
  • нет порядка в бизнес-процессах, а недостаток информации то и дело мешает работе;
  • в вашей компании больше двух уровней управления, есть риск «глухого телефона» — потерять информацию, пока она дойдет от гендиректора к сотруднику либо наоборот;
  • качественная адаптация персонала – ваша точка роста;
  • у вас есть сотрудники, которые работают удаленно или в гибриде.

Как внедрить корпоративный портал в крупной компании: пошаговый алгоритм

Как подготовиться к запуску
Пора развеять миф о том, что запустить корпоративный портал — это дорого и сложно. На самом деле для внедрения не нужна команда или штат технических специалистов: например, платформа Connectable гибко настраивается и легко управляется даже одним менеджером. Даже если раньше у вас не было такого опыта.

Перечислим основные моменты, на которые нужно обратить внимание перед запуском интранета.
Задачи аудитории
Заранее поговорите с командой и проведите кастдев. Выделите несколько целевых аудиторий: отдельно опросите бэк- и фронт-офис, поговорите с руководителями и директорами, HR-отделом.

Например, можно задать следующие вопросы:

  • Как вы решаете рабочие задачи сейчас: с помощью каких программ и ресурсов? Какие из них уже автоматизированы? Какие можно автоматизировать?
  • Где вы находите регламенты, шаблоны договоров и заявлений?
  • Как вы узнаете о новостях и изменениях в компании?
  • Где находите контакты коллег?
  • Был ли интранет на вашем прошлом месте работы? Как он работал?

Определите запросы, которые особенно «болят» — у каждой ЦА это будет что-то свое. Менеджерам важно, чтобы подчиненные узнавали о новостях компании и отделов, юристы и бухгалтерия тонут в обращениях сотрудников через разные каналы. При этом каждому хочется иметь под рукой единый ресурс с информацией и контактами коллег.
Концепция
На основе полученных от сотрудников данных сформируйте свое видение площадки и сверьтесь со стейкхолдерами, которые участвуют в принятии решения. Поставьте главную цель — например, создать единый источник информации о компании и процессах. Наметьте план: обозначьте задачи и инструменты их решения, роадмап и KPI, по которым поймете, что корпоративный портал работает хорошо. Так, если стоит задача повысить вовлеченность сотрудников, наладьте информирование о целях и миссии компании, больше рассказывайте об изменениях и работе других подразделений. А оценить эффективность можно с помощью опроса методом YoY.
Пользовательский опыт
При запуске интранета следует обратить внимание на UX: у корпоративного портала должен быть приятный дизайн и полезный функционал, чтобы сотрудники пользовались площадкой с удовольствием. Позаботьтесь и о скорости работы Интранета: команде не нужен еще один медленный и отнимающий время ресурс. Платформа должна быть функциональной и упрощать жизнь сотрудникам, а не создавать новые проблемы.

Придерживайтесь фирменного стиля компании и на корпоративном портале: используйте цвета, логотип и шрифты бренда — так сотрудник скорее почувствует, что он находится в единой корпоративной экосистеме.
Навигация
Хорошо продуманная навигация поможет сотрудникам быстрее находить нужные материалы. Проследите, чтобы соблюдалась логика разделов, порядок вкладок строился одинаковым образом на любой странице, документы лежали в соответствующей теме папке.
Контент
Заранее наполните интранет, чтобы уже с первого посещения сотрудники вовлекались и интересовались контентом. Поместите на платформу образцы писем и заявлений, важные документы, полезную информацию для разных должностей. Определите темы и рубрики: их можно выделить из интервью с новичками, опытными сотрудниками и топами.

Как сделать корпоративный портал успешным

Как же запустить успешную платформу — такую, куда сотрудники будут заходить с интересом и которая эффективно дополнит их рабочее место? Непростое решение, но на деле все не так сложно:
Своевременно вносите изменения
Мы уже определили, что лучший способ выявить потребности команды — интервью и кастдевы. Проводите их не только до запуска, но и после. Анализируйте реакции и отклик аудитории, корректируйте контент и добавляйте новые разделы — о каждом нововведении рассказывайте сотрудникам, и через интранет сообщайте самые важные управленческие решения и новости компании. Так вы минимизируете риски, а у персонала начнет формироваться привычка заходить туда регулярно.
Прорекламируйте корпоративный портал сотрудникам
Чтобы сотрудники легко и быстро начали пользоваться новым корпоративным порталом, расскажите им о ней и вызовите интерес, а не гоните силой. В день запуска можно отправить команде письмо с приглашением или провести общую демонстрацию платформы и ответить на их вопросы — так интеграция новой системы пройдет органично, а сотрудники с большим энтузиазмом воспримут новое решение.
Создайте мотивацию
Обеспечить интерес аудитории помогут возвращающие механики — например, привязка к интранету мотивационной программы. Добавьте геймификацию, внутреннюю валюту и каталог товаров-призов, на которые можно потратить заработанные баллы. Так вы создадите еще одну причину чаще посещать интранет.
Уделяйте внимание контенту
Контент стоит делить по целевым аудиториям: писать про код и технологии для разработчиков, а менеджерам по продажам рассказывать о способах завоевать внимание клиента. Вдохновляйте пользователей на создание контента — например, запустите конкурс фото среди сотрудников из региональных филиалов. В развитии Интранета важно в первую очередь отталкиваться от потребностей сотрудников.

Делайте интранет уникальным: не дублируйте информацию, а создавайте новый контент или перенесите информацию со сторонних площадок, чтобы платформа стала единственным корпоративным ресурсом. Так у команды появится стимул проверять новости, взаимодействовать с коллегами и самим участвовать в жизни корпоративного портала.

Дайте команде понять, что интранет — не формальный ресурс, а внутренняя кухня со своим контентом и атмосферой. Это возможность для сотрудников быть в курсе новостей друг друга, вдохновляться, лучше понимать продукт, компанию и общую миссию. Это место, где люди делают дайджесты событий, обмениваются лучшими практиками, обсуждают актуальные вопросы и делятся мнениями.

Итог

  • Корпоративный портал делает работу руководителе и HR эффективнее и повышает продуктивность сотрудников.
  • В управлении персоналом корпоративный портал тоже играет большую роль: он повышает вовлеченность, улучшает продуктивность и помогает компании экономить деньги.
  • Корпоративный портал стоит внедрять, если в компании более 30 человек. Есть готовые решения, например, Connectable, со всеми необходимыми функциями.
  • Перед внедрением надо провести кастдев и анализ внутренних процессов и только потом принять взвешенное решение.
  • Для успешного внедрения корпоративного портала надо оттолкнуться от потребностей сотрудников и провести PR-кампанию.