Эффективный онбординг: снижаем текучесть кадров

Цена увольнения новичка

Увольняя сотрудника, компания платит не только за подбор, адаптацию и обучение нового кадра. Уходящий работник теряет мотивацию и энтузиазм, «доживает» последние дни на старом месте и выполняет свои обязанности минимально. Его задачи ложатся на плечи других членов команды или замораживаются до прихода нового специалиста, а клиентов могут переманить. Это сказывается на прибыли, на качестве продукта или сервиса.

Если замена сотрудника может ощутимо ударить по корпоративному бюджету, то замена нового сотрудника сделает это вдвойне. Компания уже пережила увольнение, потратила ресурсы, нашла другого специалиста — и не смогла его сохранить. Вложения не окупились, цикл нужно начинать заново: искать, адаптировать, обучать, ждать выхода на пиковую эффективность. И чем больше таких потерь, тем выше расходы и ниже уровень доверия топ-менеджмента к HR-службе. Закрывать глаза на высокую текучесть кадров не получится.

Прямые расходы на увольнение (×2, если сотрудник — новичок):

увольнение и выходные пособия;
сверхурочная работа персонала в период отсутствия специалиста;
время рекрутера, руководителя, команды;
подбор — реклама, рекрутинговые сервисы;
прием нового сотрудника;
адаптация и обучение нового сотрудника.

Непрямые (скрытые) расходы на увольнение (×2, если сотрудник — новичок):

сниженная продуктивность уходящего сотрудника;
сниженная эффективность работы команды во время подбора нового сотрудника;
издержки на адаптацию нового сотрудника: ошибки в работе, медленный ритм работы;
потери клиентов, проектов, знаний и опыта

Как снизить текучесть кадров во время адаптации

Согласно исследованиям, только 30% опрошенных россиян встречались с грамотным онбордингом. А ведь именно этот процесс удерживает компанию от потери новых сотрудников. И успешное прохождение испытательного срока во многом зависит от действий со стороны работодателя.

Вот советы, которые помогут создать эффективную стратегию адаптации, влюбить новичка в компанию и сохранить сотрудничество.

1. Сделать пребординг

Любовь начинается с флирта, а успешная адаптация — с пребординга. На данном этапе рекрутер или HR-специалист отправляют новичку письмо с инструкциями для первого рабочего дня, рассказывают о компании, команде и его роли. Чем интереснее и подробнее подана информация, тем сильнее вовлекается участник: узнает о процессах и будущих коллегах, чувствует заботу, меньше тревожится и больше доверяет компании.

👉 Как сделать Welcome Book для пребординга.

2. Проработать треки адаптации

Создание индивидуального карьерного трека — важный шаг в борьбе с текучестью новых кадров. Его задача — плавно погружать новичка в процессы, обеспечив всеми контактами, инструментами и полезными материалами. У трека должна быть логичная структура, четкая последовательность действий и понятная конечная цель.

Что входит в трек адаптации:

краткое резюме наставника, руководителя, HR-куратора;
цели и задачи на испытательный срок;
описание компании, ее история, миссия и ценности;
обучающие материалы;
описание ключевых ИТ-сервисов, правила их использования;
данные о деятельности: ключевые продукты и услуги, рыночные преимущества;
основная информация о бизнесе: сколько лет на рынке, оборот, количество сотрудников;
описания организационных процессов — как заказывать пропуск, как согласовывать бюджет;
структура организации, описание отделов, контакты сотрудников;
другие важные контакты, необходимые конкретной роли;
адреса офисов, реквизиты;
график и форматы работы в офисе, на удаленке;
даты начисления зарплат и премий;
бонусы — как начисляются, как пользоваться;
информация о возможностях роста в компании;
политика отпусков и больничных;
правила взаимодействия и коммуникации;
правила проведения встреч;
интервью с топ-менеджерами компании.

Сколько может быть треков

Каждый трек адаптации делается под конкретную роль. Например, руководителям можно включать инструкции по найму и увольнению персонала и любые другие закрытые документы, которые могут понадобиться при управлении командой.

Когда роли нужен отдельный трек:

компания ежемесячно нанимает на эту роль больше 12 человек;
минимум 15% команды работает в этой роли: сотрудники кол-центра, инженеры ИТ-службы и т. д.

Как давать информацию внутри трека

Важно помнить, что сотрудник выполняет задачи не только для онбординга. Так что лучше не пугать его, выдавая сразу все пятьдесят пунктов из чек-листа по адаптации.

Каким может быть график выдачи задач:

первый день — организационные: подписать документы, зарегистрироваться на портале, оформить пропуск, получить технику, познакомиться с наставником;
первая неделя — целевые: демонстрация целей на испытательный срок;
первый месяц — обучающие: пройти тренинг или посмотреть видео о продукте, изучить скрипты и алгоритмы, выучить основные термины, запомнить тарифы, посмотреть конкурентов, прочитать SLA и регламенты.

3. Выбрать и подготовить наставника

Специалист, помогающий новичку адаптироваться, должен быть максимально близок к нему по роли. Как минимум из этого же подразделения. А еще наставника тоже нужно обучать — коммуникации, обратной связи, управлению конфликтами. Особенно если он занимается этим впервые. В идеале у этого процесса должен быть отдельный трек. Подготовку желательно начинать незадолго до выхода нового сотрудника.

4. Обеспечить новичка знаниями

Подробная и понятная информация о компании, команде, продукте и процессах поможет новому сотруднику обрести уверенность. Также важно сохранить фокус — открывать материалы последовательно, по мере погружения в процессы.

Материалы для новичка — программа-минимум:

структура компании,
адресная книга,
витрина сообществ,
витрина сервисов,
карта офиса.

5. Не бросать новичка одного

Каким бы продуманным ни был трек адаптации, сколько бы много ни было материалов, у сотрудника всегда могут возникнуть сложности. И бросать его через неделю после выхода — большая ошибка. Новичку нужна поддержка на протяжении всего испытательного срока. А еще можно сделать чат-бота, который будет отвечать на его вопросы, подсказывать нужные контакты и напоминать о заданиях.

6. Ставить цели и задачи

Невероятно, но факт: их ставят не всегда. Цель — это итог, к которому новичок должен прийти к концу испытательного срока. Если этого не произошло, компания может законно с ним расстаться. А еще он может уйти и сам, если не будет понимать, чего от него хотят. Поэтому цели должны быть поставлены сразу, с точными формулировками, дедлайном и объективными критериями оценки.

К целям новичка ведут задачи. Если последних слишком много и они хаотичные, сотрудник запутается и не будет делать их все. Важно точно формулировать запросы, объяснять смысл их выполнения и не допускать перегрузки.

7. Ставить задачи не только новичкам

Адаптация — групповой процесс. В него вовлечены еще как минимум несколько участников: рекрутер или HR-специалист (вы), наставник, руководитель. У каждого — своя уникальная функция. И отдельные задачи, которые важно делать вовремя.

Пример задач для руководителя или наставника:

выдать материалы;
познакомить с командой;
рассказать про цели;
поставить задачи.

Пример задач для HR-специалиста (для себя):

оформить документы;
показать офис;
проверить ведение задач наставником, руководителем.

8. Выдавать награды и коины

Все любят играть, а особенно — выигрывать. Применение игровых механик быстро вовлекает в процессы и резко повышает мотивацию к выполнению задач. Наградой могут служить внутренняя валюта для покупок в корпоративном магазине или получение достижений.

Зачем давать награды

Ощущение престижа. Человек прошел семь кругов собеседований, «победил» конкурентов и вышел на новую работу. Но с течением времени ощущение престижа теряется. Мы советуем продолжать «играть» — дать возможность зарабатывать новые достижения. За классную идею, за выполнение задачи — вариантов множество. Прохождение испытательного срока, кстати, заслуживает отдельного бейджа.
Мотивация — задачи адаптации отличаются от задач роли, из них последние будут выполняться новичком в первую очередь. У HR-куратора нет рычагов воздействия, чтобы заставлять всех в приоритетном порядке проходить обучение. Но зато есть хитрость — он может назначать награду за прохождение. Прошел программу — получил 100 коинов. Прошел все программы — заработал 500 коинов и купил на эти «деньги» толстовку в корпоративном магазине. Это работает.

9. Анализировать процессы, чтобы их улучшить

Опросы. Самый простой способ узнать, как сделать лучше, — это спросить. Причем не только новичка, но и остальных участников процесса: руководителя, наставника. Сотрудник расскажет о первых впечатлениях, понимании задач, взаимодействии с коллегами. Руководитель и наставник поделятся своим мнением о работе новичка и программе адаптации. Важно задавать вопросы в правильный момент, чтобы человеку уже было что сказать.
Смотреть на прогресс. Исследовать, как новички проходят этапы адаптации. Например, один материал могут изучать плохо, а другой — хорошо. Можно вмешаться, проверить, что не так, улучшить процесс. И снова его запустить.
Изучать данные подразделений. Уход сотрудников часто исследуют в лоб — по общим данным компании. Мы советуем исследовать текучесть в разрезе подразделений. Так, например, можно узнать, что в одном из них она нулевая, а в другом — 20%.

P. S. На самом деле с этого пункта нужно начинать. Потому что нет смысла делать что-либо без аналитики.

Быстрый способ сделать вышеперечисленное — автоматизировать онбординг

Без автоматизации эффективность адаптации снижается на 50–60%. Особенно если компания активно развивается и быстро обрастает новыми кадрами. Уследить за всеми «вручную» сложно: подхватить на старте, познакомить с командой, выдать материалы, обучить навыкам, отследить прогресс, вовремя заметить и решить проблемы. А еще — готовить документацию, помогать наставникам, взаимодействовать с другими отделами, собирать обратную связь, напоминать участникам про задачи. И так по каждому новичку. Единым, непрерывным процессом.

Вот что можно автоматизировать

Пребординг. Для оформления сотрудника и подготовки его рабочего места рекрутер должен отправить письма в разные подразделения. В автоматизированной системе это можно сделать парой кликов, использовав шаблон с функцией разного уровня доступа. Адресаты увидят только ту информацию, которая соответствует их полномочиям. Отдел кадров получит данные о зарплате будущего сотрудника, ИТ-служба — заявку на спецификацию, служба безопасности — документы для оформления пропуска. Можно настроить и другие шаблоны — например, для приветственных писем кандидатам после принятия офера. Или сделать важные напоминания для конкретных этапов — например, для своевременной отправки Welcome Book.
Треки адаптации. Рекрутер создает адаптационный трек под конкретную роль, в который добавляет все нужные контакты, материалы для изучения, задачи и цели на испытательный срок. Подключает руководителя, наставника. Указывает сроки, чтобы система автоматически определила финальную дату. Настраивает для всех уведомления — в корпоративном портале, на почту и в корпоративный мессенджер. В результате участники получают единый синхронизированный сценарий адаптации, отслеживают прогресс в режиме реального времени. После запуска трека его можно дополнять под конкретного сотрудника.
Хранение материалов. Все инструкции, документы и регламенты упорядочены и хранятся в одном месте. Можно настроить последовательный доступ: сначала новичок изучает Welcome Book, далее отмечает свой прогресс, после чего система открывает обучающие материалы.
Работа с наставниками. Рекрутер выбирает наставника с учетом правил адаптации. Чтобы специалист погрузился в роль, для него создается отдельный обучающий трек. Далее наставника подключают к треку нового сотрудника. Функция особенно актуальна, когда в компании идет непрерывный онбординг и набирают много людей. В едином окне наставник видит план адаптации подопечного и свои дальнейшие шаги. Получает уведомления о встречах — их можно интегрировать в Outlook или другой календарь.
HR-сопровождение. С помощью автоматизированного трека рекрутер или HR-специалист контролирует адаптацию на всех этапах. В едином окне отображается реальная картина погружения новичка: как выполняются задачи, что пропущено, где возникают сложности, вовлечен ли наставник. Можно запускать регулярные опросы для всех участников, узнавать впечатления, корректировать процессы. Быстро находить проблему и разбираться с ней.
Цели и задачи. Новичок получает трек, в котором сразу видны текущие задачи и конечные цели его испытательного срока. Их можно ставить и для других стейкхолдеров: руководителя, наставника, HR-специалиста.
Награды и коины. Достижения добавляются в трек и автоматически начисляются за выполнение разных заданий — от простого «познакомиться с командой» до изучения гибких методологий на техническом воркшопе. Поощрять можно не только новичков, но и наставников, давая им коины за успехи подопечных.
Аналитика. Рекрутер отслеживает процессы в онлайне, изучает исследование материалов, посещенные мероприятия, статистику. Запускает опросы. Может сразу анализировать результаты и быстро корректировать адаптационную программу.

Адаптация — не самостоятельный, а управляемый процесс, который нужно постоянно контролировать. Иначе можно потерять талантливого специалиста, от которого требовали результат, но даже не объяснили, как пользоваться конкретным инструментом. Или потратить силы на создание базы знаний и узнать, что новичкам о ней даже не рассказывают.