Появление нового сотрудника в компании неизбежно влечет за собой стресс для всех членов команды. Во-первых, в коллектив приходит незнакомый человек со своими личными качествами, характером, привычками. Во-вторых, это новый специалист, которому предстоит показать свой профессиональный уровень в новой компании. А если новый сотрудник и вовсе новичок в профессии, которого необходимо обучить и погрузить во все рабочие процессы буквально с нуля, это дополнительно осложняет процесс для всего персонала компании. Здесь речь идет уже не просто об адаптации нового специалиста.
Есть ли разница между онбордингом и адаптацией?
Обычно эти слова воспринимаются как синонимы. Да, и в том и в другом случае речь идет о привыкании к новым условиям труда и постепенном знакомстве со всеми рабочими процессами, членами команды, корпоративной культурой и так далее. Но все же адаптация является более широким понятием, которое включает в себя и онбординг как один из составляющих элементов.
Начинается всё с пребординга. Так называют время адаптации нового сотрудника после принятия офера и до выхода на работу. Этот период включает погружение в корпоративную культуру, знакомство с графиком работы, правилами ухода в отпуск и на больничный и другие организационные моменты, входящие в велкомбук. Хороший пребординг помогает новичку лучше подготовиться к первому рабочему дню, почувствовать, что в компании его ждут и очень рады его приходу. Это помогает почувствовать себя увереннее и уменьшить беспокойство о том, как пройдет знакомство с командой и первый рабочий день на новом месте.
Онбординг, в свою очередь, происходит уже в процессе работы. Это постепенное введение сотрудника в рабочие процессы и встраивание его в существующую команду с первого рабочего дня. Простыми словами, онбординг сотрудников — это действия компании, нацеленные на адаптацию на новом рабочем месте, подготовку новичка к эффективному выполнению любых рабочих задач. Это посвящение во всё важное, с чем столкнется сотрудник: от рабочих обязанностей до корпоративной культуры. Онбординг новых сотрудников помогает вступить в должность без стресса. В процессе онбординга новичок постепенно знакомится с продуктами компании, коллективом, регламентами и правилами. Если онбординг пройдет удачно, сотрудник останется в компании надолго, а значит, не нужно будет тратить ресурсы на поиск нового.
Почему онбординг является важным процессом в работе с новичками
Почему это важно? Исследования показывают, что 90% сотрудников решают, останутся ли они в компании, в первые шесть месяцев работы; соответственно, стоимость замены сотрудника обходится компании примерно в 6–9 зарплат, поскольку во время адаптации сотрудник работает не в полную силу, недостаточно эффективно выполняет свои должностные обязанности, что сказывается на продуктивности всей компании.
Кроме того, при увольнении сотрудника компания несет дополнительные финансовые потери:
— административные расходы на увольнение, выходные пособия;
— овертайм сотрудников на время открытой вакансии;
— расходы на адаптацию, прием и обучение нового члена команды;
— сниженная продуктивность сотрудника, который собирается увольняться, что сказывается на продуктивности всей команды и даже компании в целом;
— издержки работы нового сотрудника, который совершает ошибки по незнанию и тратит время на освоение новых навыков;
— потерянные клиенты и знания.
Процесс онбординга: что включает в себя, кто участвует
Процесс онбординга персонала заключается в адаптации нового сотрудника для ускорения его выхода на максимальную эффективность работы и снижения текучести кадров в период испытательного срока.
В успешной адаптации новичка заинтересованы все стороны процесса:
— сам сотрудник, испытывающий стресс в первые месяцы работы на новом месте;
— эйчар, стремящийся удержать нового члена команды, на поиски которого он потратил время и деньги компании;
— генеральный директор, заинтересованный в эффективной работе компании в целом и наиболее экономном расходовании бюджета;
— остальной персонал компании, не желающий брать на себя дополнительные обязанности ввиду открытой вакансии.
Роль бадди в онбординге
Онбординг новичка осуществляется при участии бадди-наставника. Это более опытный сотрудник, работающий в той же или смежной должности, который в процессе онбординга помогает сотруднику познакомиться с командой, корпоративной культурой компании, изучить должностные обязанности и эффективно влиться в рабочие процессы.
Организуя онбординг, бадди выступает в роли доброго приятеля, который напрямую коммуницирует с новичком, при этом не критикует, а только помогает справиться с первыми трудностями и стрессом.
В задачи бадди входит:
— выступать для новичка образцом выполнения рабочих задач, соблюдения регламентов, корпоративной культуры;
— погрузить нового сотрудника во все рабочие процессы;
— отвечать на любые, даже самые элементарные, вопросы (где лежит тот или иной документ, как правильно вести таск-трекер, что писать в регулярном отчете и т. д.);
— познакомить новичка и помочь ему установить контакт с персоналом компании, с которым ему предстоит непосредственно взаимодействовать в работе (пригласить на кофе-брейки, обеды, формальные и неформальные сборы);
— помочь новому сотруднику освоиться в коллективе и проявить себя в рабочих дискуссиях;
— познакомить с неформальной стороной общения в компании;
— принимать от нового сотрудника честную обратную связь;
— регулярно созваниваться или встречаться с эйчаром и генеральным директором совместно с новичком для обсуждения результатов онбординга.
Конечно, адаптация новичка без бадди-наставника также возможна, но занимает больше времени, недостатки в работе новых сотрудников добавляют проблем и ответственности другим участникам команды. Кроме того, самостоятельная адаптация сотрудника, без участия бадди-наставника, затрудняет работу эйчара, вынужденного контролировать адаптацию новых сотрудников, которых может быть до 30 в компании.
Как сервис Connectable может помочь эйчару в процессе адаптации новых сотрудников
Если учесть, что в большой компании на работу ежемесячно принимают до 10 новых сотрудников, а на первичную адаптацию уходит около 3 месяцев, значит, эйчару приходится одновременно погружать в рабочие процессы до 30 новых сотрудников.
Кроме того, это будут сотрудники различных подразделений компании, поэтому даже при условии индивидуальной работы с каждым эйчар не сможет закрыть все вопросы, возникающие у нового персонала, поскольку они находятся за пределами его компетенции.
Здесь на помощь приходит привлечение бадди-наставников, однако контроль их работы с новичками тоже вызывает трудности. Автоматизация этих процессов позволяет эйчару организовать эффективный процесс адаптации персонала.
Использование корпоративного портала Connectable помогает компаниям снизить текучесть и повысить эффективность адаптации персонала.
Огромным плюсом в использовании автоматизированной бадди-программы является то, что на портале эйчар может выбирать, мотивировать и контролировать наставника. Взаимодействуя с новым сотрудником, он поможет ему адаптироваться в коллективе и ближе познакомиться со всеми рабочими процессами. Эйчар может отслеживать эффективность онбординга в автоматическом режиме, увидеть, какие конкретно действия были предприняты наставником, новичком, другими сотрудниками компании для эффективной адаптации персонала и налаживания рабочих процессов.
Все, что нужно сделать, это внедрить корпоративный портал Connectable и добавить туда трек, который будет включать в себя:
— учебные и другие материалы, разработанные для нового персонала компании (гайд с ответами на основные вопросы, которые стандартно задают новички);
— задачи для наставника, которые он будет выполнять в процессе адаптации нового сотрудника, например совместно поработать, организовать встречу, показать программу, файлы и т. д., встретиться с руководителем, познакомить с персоналом и др.;
— опрос для руководителя о работе бадди и самого нового сотрудника, призванный сделать процесс адаптации наиболее эффективным и комфортным для всех;
— если в компании есть геймификация, для стимулирования и премирования за хорошую работу можно выдавать бадди ачивки-достижения, корпоративную валюту, которую можно потратить в магазине, и прочие поощрения.
Как работает автоматизация бадди-программы:
— эйчар один раз создает программу и прописывает треки для каждой новой роли, будь то бадди-наставник или новый сотрудник в определенной должности, который проходит онбординг;
— в программу добавляются сотрудники и их бадди-наставники, а эйчар наблюдает за ходом выполнения каждого шага, прописанного в треке;
— эйчар на каждом этапе может отследить результаты работы, чтобы вовремя поправить, если что-то идет не так, и проанализировать эффект использования бадди-программы.
Адаптационный трек — это программа, включающая в себя последовательность шагов адаптации. Имеет смысл создавать отдельный трек, если ваша компания нанимает 12 и более сотрудников в этой роли или данная должность составляет как минимум 15% команды. Эйчар один раз создает трек, куда добавляет каждого нового сотрудника, нанимаемого в данной роли. Переменные параметры, такие как руководитель, сроки, адаптируются под каждого нового сотрудника.
Что может входить в онбординговый трек:
— Информация о компании (описание, ее история, миссия и ценности, основные цифры компании, ключевые продукты или услуги, интервью с топ-менеджерами).
— Политика компании (правила коммуникации и взаимодействия, даты выплаты зарплаты и премий, политика отпусков, больничных и рабочего времени).
— Информация об обучении, развитии и карьерных возможностях.
— «Плюшки» для сотрудников и как этим пользоваться.
— Описание общих бизнес-процессов.
— Информация о конкурентах.
— SLA и регламенты.
— Юридические документы.
— Список программ и инструкции.
— Важные контакты.
— Структура организации и описание отделов с именами и контактами сотрудников.
— Адреса офисов.
— Рекомендации лучших мест для обеда рядом с офисом.
Что еще может понадобиться в адаптации:
— Карта офиса.
— Чат поддержки.
— Задачи и цели на испытательный срок.
— Награды и коины (для ощущения престижа в процессе прохождения испытательного срока, выполнения поставленных целей и задач, а также для создания дополнительной мотивации нового сотрудника).
Для того чтобы оценить, эффективно ли прошел онбординг, эйчар может проанализировать следующие показатели:
— Текучесть. Если она снижается в процессе онбординга, в том числе при помощи автоматизированной программы, значит, этот инструмент эффективен.
— Выполнение KPI новичками. Отслеживать этот показатель имеет смысл только в том случае, если программа носит массовый характер и ваша компания одновременно адаптирует к работе большое количество нового персонала в одной должности: официанты, таксисты, специалисты по продажам и т. д.
— Выполнение действий, согласованных с наставником для эффективного онбординга нового сотрудника.
— Опросы руководителей и персонала. Данный показатель актуален для немассовых ролей. Опрос покажет, насколько новый сотрудник доволен своим наставником, а руководитель — взаимодействием бадди и новичка.
Таким образом, использование корпоративного портала Connectable позволяет автоматизировать онбординг сотрудников компании, что дает превосходный результат в виде снижения текучести, более эффективной работы бадди-наставников и успешной адаптации новых сотрудников.
