Блог Connectable

Автоматизация HR для бизнеса: практический подход

Удержание персонала
Делегировать рутину цифровым помощникам, автоматизировать процессы подбора, адаптации и делопроизводства, чтобы снизить кадровый дефицит. Решать эти задачи компаниям помогают программы автоматизации. Анастасия Хрисанфова, Управляющий партнёр UpScale 11, рассказала о том, как для таких процессов разработать алгоритмы и сделать внедрение эффективным.

Тотальная автоматизация: начало

Оптимизация внутренних процессов, повышение эффективности работы компании и улучшение взаимодействия между сотрудниками — три основные задачи, которые можно решить, если автоматизировать HR-процессы. Каждая из них довольно значимая, при этом внедрение выходит далеко за рамки покупки софта и обучения сотрудников. Здесь требуется комплексное видение, тщательное планирование и анализ. Поэтому, прежде чем приступить к автоматизации, эксперты советуют оценить задачу по простому алгоритму:
  • Ответить на вопросы: на каком этапе находится компания, какие задачи планируется решить, какой результат предполагается?
  • Определить, стоит ли закладывать переход на автоматизированные решения в стратегию или достаточно внедрить один-два сервиса.
  • Выяснить, можно ли объединить инструменты в единый процесс. В противном случае есть риск получить суперсложный продукт, который не принесет дополнительной ценности.
  • Оценить, насколько пользовательский опыт, база знаний и инфраструктура компании пригодны для внедрения IT-решений.

Стейкхолдеры: в поисках выгоды

Правильно настроенная автоматизация дает бонусы и заказчикам, и конечным пользователям. Кому удобно внедрение цифровых решений?
  • СЕО и генеральным директорам. Автоматизация эффективна в принятии решений при распределении бюджетов в крупных проектах, внедрении изменений внутри компании, которые могут их сопровождать.
  • Руководителям и специалистам по управлению персоналом в процессах управления командами в целом.
  • Сотрудникам. В этом списке — не только штатные специалисты, но и люди, которые участвуют в деятельности компании в различном статусе. Это самозанятые, сотрудники, которые работают на аутсорсинге, внешние провайдеры услуг и так далее.
Поскольку список не ограничивается людьми, с которыми у компании заключены трудовые договоры, важно понимать, каким образом все категории вовлеченных в деятельность специалистов будут в этот процесс встроены. Или, наоборот, не вовлечены. Эти моменты необходимо учесть уже на стадии разработки технического задания проекта.

Правила автоматизации: акцент на опыт

Изучаем ПО. Анализ и внедрение изменений зависят от многих параметров: что происходит в мире и как меняется рынок труда, от уровня производительности, вероятности изменений законодательства, а также от того, какие IT-решения уже разработаны и внедрены и как они помогают закрывать задачи. Когда планируется автоматизация, эти факторы необходимо учитывать.
Тестируем гипотезы. Тщательно изучаем систему изнутри: детально анализируем процессы, риски и возможности автоматизации для отдельных процессов. К примеру, переход на кадровый электронный документооборот — в числе приоритетных действий при росте или масштабировании компании в регионы. Этот шаг помогает избежать операционных затрат на подбор, трудоустройство и адаптацию специалистов-кадровиков, бухгалтеров там, где планируется открыть филиалы.
Советуемся с коллегами. В процесс по автоматизации вовлекаем менеджеров и лидеров команд. Логика простая: если стейкхолдеры вовлечены в оцифровку еще на этапе проектирования, то им гораздо проще стать пользователями решения, снижается вероятность ошибок.
Прогнозируем будущее. Продумать стратегию использования решения в горизонте двух — четырех лет. Это правило справедливо даже для локальных проектов. Цифровой алгоритм, который внедряется сегодня, должен в заданный период работать на эффективность процесса и оставаться актуальным.
Не спешим. Сформировать реалистичные ожидания. Много автоматизаций «спотыкаются» о сроки. Как правило, руководителям кажется, что результат можно получить очень быстро, за два-три месяца. Именно поэтому важно сформировать реалистичное видение у всех участников процесса. Такое понимание изначально облегчает взаимодействие на каждой стадии проекта.

Фокус на потребителя

В разговоре об автоматизации следует помнить также об этапах, которые совпадают с уровнем зрелости компании, развитости процессов управления командами, HR-процессов. Для оцифровки, чтобы снизить риски и получить большую эффективность, требуется упорядочить систему. Следующим шагом, иногда в параллели, становится систематизация практического опыта, которая помогает сделать взаимодействие компании и сотрудников более конструктивным.
Необходимо также помнить: простого соответствия техническому заданию недостаточно. Решение должно соответствовать типу потребления, уровню понимания людей, для которых инструмент разрабатывается.
В компании разработали решение для сотрудников, которые работают на складах, чтобы они понимали систему начисления вознаграждения: из чего состоит зарплата, как формируется бонусная часть и так далее. Придумали инструмент коммуникации, установили и запустили информационные киоски и… Идея не «взлетела», поскольку не соответствовала привычкам и уровню компетенций людей, для которых ее разрабатывали. После того как формат коммуникации изменили на СМС-рассылку, задача была решена. Для сотрудников на складах это был удобный инструмент, с которым им было комфортно взаимодействовать.

Опыт и контекст

В целом сегодня в HR-процессах очевиден тренд на максимальную автоматизацию процессов. В условиях одновременного дефицита рабочей силы и низкого уровня производительности HR’ы в сотрудничестве с бизнес-подразделениями компании налаживают работу по поиску сфер, в которых, используя технологию искусственного интеллекта и качественную базу знаний о работе компании, можно внедрять «цифровых» сотрудников. Основная задача — частично либо полностью автоматизировать часть функций, которые выполняют специалисты.
Переход к пользовательскому опыту или цифровому сотруднику в компании требует от разработчиков и идеологов процесса четкого понимания, что происходит по каждому из следующих пунктов:
  • Есть ли выстроенный процесс, который планируется автоматизировать. Как бы банально это ни звучало, но часто автоматизацию начинают с надеждой определиться с настройками в процессе. Но именно по этой причине сроки проектов часто затягиваются и в целом процесс не всегда заканчивается позитивно для внедрения.
  • Требуется понимание, какие риски по процессу могут быть снижены за счет автоматизации и как может измениться стоимость процесса.
  • Ожидаемая эффективность. Ее стоит проверять не только деньгами, но и, например, скоростью конверсии, другими показателями, которые могут быть ключевыми.
  • Есть ли ресурсы для автоматизации. У компании может быть довольно активная цифровая стратегия или обоснование, что этот ресурс необходим на кадровый электронный документооборот, автоматизацию подбора и так далее.

Нанять цифрового менеджера и выиграть

Лучший сотрудник всегда вежлив с клиентами, знает ответы практически на любой вопрос, не уходит в отпуск, не болеет и… уже существует. Если в компании оцифровать систему знаний, интегрировать практический опыт сотрудников, клиентов и партнеров в единую базу, то можно создать основу для проекта внедрения цифровых сотрудников. Яркий пример — большинство банковских сервисов, где базовое взаимодействие с клиентом уже делегировано цифровым помощникам.
В процессе важно учитывать стадии развития инструментов искусственного интеллекта. Одну и ту же информацию, представленную, к примеру, на конференции, с помощью ИИ сегодня можно расшифровать, сделав из нее саммари, текст — статью по итогам встречи. ИИ также способен выполнять задачу по распознаванию больших объемов визуального материала, а значит, инструмент можно использовать для оцифровки процесса контроля качества.
Как определить, что задача может быть автоматизирована и передана цифровому сотруднику.
  • Выстроен понятный бизнес-процесс, на основе пользовательского опыта прописаны основные этапы.
  • Автоматизация поможет снизить риски по процессу или его стоимость.
  • Внедрение технологичных инструментов ускоряет процесс.
  • У компании есть на автоматизацию необходимый ресурс.
Если говорить о конкретных направлениях в бизнесе, то технологии автоматизации уже используют в организации клиентского сервиса, в продажах, в работе с персоналом, для контроля качества услуг.
В НR-процессе такие решения помогают решать задачи по контролю численности и уровня компетенций сотрудников, сформировать единую базу данных о сотрудниках, их компетенциях и опыте, автоматизировать постановку задач, контроль исполнительской дисциплины и анализ процессов управления персоналом в целом.
Тренер, трекер, суфлер — сегодня эти роли в технологичных компаниях уже отдают цифровым сотрудникам. В долгосрочной перспективе для компаний это горизонт от года до полутора лет с момента внедрения, вероятна возможность полной передачи части функций ИИ и последующее переобучение действующих сотрудников на новые задачи. Применение технологии ИИ в компаниях за счет снижения нагрузки на человеческий капитал также потенциально может стать преимуществом на рынке и уменьшит при масштабировании бизнеса зависимость от ситуации на рынке труда.