Интранет — внутреннее корпоративное пространство, которое помогает руководителям и HR-менеджерам эффективно организовать коммуникацию и ускорить бизнес-процессы, а сотрудникам — оставаться в курсе событий компании, находить нужные документы и информацию.
Рассказываем, в чем польза единой корпоративной среды, особенно для крупной компании и как внедрить корпоративный портал с нуля в вашей компании.
Для чего компании корпоративный портал?
Формируется единое инфополе
Руководители и HR сталкиваются с рутиной и в крупных компаниях, и в стартапах со штатом 30 человек. Повторяющиеся действия забирают энергию, а хаос в процессах крадет продуктивность. Страдают и сотрудники: они вынуждены тратить время на поиск информации и отвлекаться от работы.
В таких ситуациях на помощь и приходит интранет. У команды появляется комфортный digital workplace — цифровое рабочее место, которое хранит все необходимые регламенты, документы, базу знаний и идей. На корпоративном портале можно быстро найти ответы на общие вопросы — кто за что отвечает и кому подчиняется, открыть шаблон договора или заявления на отпуск, узнать о новостях компании и рынка. Так сотрудникам ничего не мешает работать эффективнее: нужный контент находится всего за пару кликов.
В таких ситуациях на помощь и приходит интранет. У команды появляется комфортный digital workplace — цифровое рабочее место, которое хранит все необходимые регламенты, документы, базу знаний и идей. На корпоративном портале можно быстро найти ответы на общие вопросы — кто за что отвечает и кому подчиняется, открыть шаблон договора или заявления на отпуск, узнать о новостях компании и рынка. Так сотрудникам ничего не мешает работать эффективнее: нужный контент находится всего за пару кликов.
Ускоряются процессы
Информация доходит до команды вовремя, процессы ускоряются, а значит, быстрее достигаются стратегические цели и принимаются верные решения. Буст начинается с адаптации: новичок находит на корпоративном портале ответы на вопросы, разбирается в структуре и организации процессов — так он скорее втягивается в работу и начинает приносить результат.
HR-менеджеры и руководители, в свою очередь, сокращают временные затраты на микроменеджмент: готовые отчеты, образцы документов, расписание — все хранится на корпоративном портале. Освободившийся ресурс идет на глобальные и креативные задачи — например, разработку мотивационной программы или усиление HR-бренда.
HR-менеджеры и руководители, в свою очередь, сокращают временные затраты на микроменеджмент: готовые отчеты, образцы документов, расписание — все хранится на корпоративном портале. Освободившийся ресурс идет на глобальные и креативные задачи — например, разработку мотивационной программы или усиление HR-бренда.
Растет вовлеченность персонала
В едином коммуникационном пространстве сотрудники знакомятся с корпоративной культурой и социализируются с коллегами — растет лояльность и вовлеченность персонала. Сотрудники мотивируются общими целями и задачами, ценностями и идеями, которые вы транслируете через общее инфополе.
Интранет — классный способ прокачать HR-бренд. Удобный корпоративный портал — показатель, что компания заботится о потребностях сотрудников и внедряет новые цифровые инструменты, особенно в части адаптации персонала. Следовательно, снижается и текучесть персонала. Такой подход со стороны работодателя особенно ценят высокоэффективные сотрудники, которые хотят добиваться целей, а не распылять внимание.
Интранет — классный способ прокачать HR-бренд. Удобный корпоративный портал — показатель, что компания заботится о потребностях сотрудников и внедряет новые цифровые инструменты, особенно в части адаптации персонала. Следовательно, снижается и текучесть персонала. Такой подход со стороны работодателя особенно ценят высокоэффективные сотрудники, которые хотят добиваться целей, а не распылять внимание.
Экономятся деньги
Время — деньги: в бизнесе вперед выходит тот, кто быстро действует. Благодаря интранету сотрудники своевременно внедряют новые инструменты в работу, делают меньше ошибок и лишних движений, больше времени инвестируя в результат.
Сегодня компании используют до 110 SaaS-инструментов — за каждый сервис нужно платить, а сотрудник проводит 19% рабочей недели, переключаясь между ними в поисках необходимой информации. Единый корпоративный портал заменяет кучу дорогих разрозненных инструментов: не нужно оплачивать мессенджер, отдельно запускать базу знаний или создавать платформу для опросов. Многофункциональная интранет-площадка легко администрируется и настраивается под запрос.
Сегодня компании используют до 110 SaaS-инструментов — за каждый сервис нужно платить, а сотрудник проводит 19% рабочей недели, переключаясь между ними в поисках необходимой информации. Единый корпоративный портал заменяет кучу дорогих разрозненных инструментов: не нужно оплачивать мессенджер, отдельно запускать базу знаний или создавать платформу для опросов. Многофункциональная интранет-площадка легко администрируется и настраивается под запрос.
Как понять, что пора запускать интранет
Разберем признаки того, что в вашей компании необходимо корпоративное онлайн-пространство:
- в компании больше 30 сотрудников;
- вы хотите снизить текучесть персонала и повысить вовлеченность;
- компания хочет оптимизировать бюджет на софт;
- нет порядка в бизнес-процессах, а недостаток информации то и дело мешает работе;
- в вашей компании больше двух уровней управления, есть риск «глухого телефона» — потерять информацию, пока она дойдет от гендиректора к сотруднику либо наоборот;
- качественная адаптация персонала – ваша точка роста;
- у вас есть сотрудники, которые работают удаленно или в гибриде.
Как внедрить корпоративный портал в крупной компании: пошаговый алгоритм
Как подготовиться к запуску
Пора развеять миф о том, что запустить корпоративный портал — это дорого и сложно. На самом деле для внедрения не нужна команда или штат технических специалистов: например, платформа Connectable гибко настраивается и легко управляется даже одним менеджером. Даже если раньше у вас не было такого опыта.
Перечислим основные моменты, на которые нужно обратить внимание перед запуском интранета.
Перечислим основные моменты, на которые нужно обратить внимание перед запуском интранета.
Задачи аудитории
Заранее поговорите с командой и проведите кастдев. Выделите несколько целевых аудиторий: отдельно опросите бэк- и фронт-офис, поговорите с руководителями и директорами, HR-отделом.
Например, можно задать следующие вопросы:
Определите запросы, которые особенно «болят» — у каждой ЦА это будет что-то свое. Менеджерам важно, чтобы подчиненные узнавали о новостях компании и отделов, юристы и бухгалтерия тонут в обращениях сотрудников через разные каналы. При этом каждому хочется иметь под рукой единый ресурс с информацией и контактами коллег.
Например, можно задать следующие вопросы:
- Как вы решаете рабочие задачи сейчас: с помощью каких программ и ресурсов? Какие из них уже автоматизированы? Какие можно автоматизировать?
- Где вы находите регламенты, шаблоны договоров и заявлений?
- Как вы узнаете о новостях и изменениях в компании?
- Где находите контакты коллег?
- Был ли интранет на вашем прошлом месте работы? Как он работал?
Определите запросы, которые особенно «болят» — у каждой ЦА это будет что-то свое. Менеджерам важно, чтобы подчиненные узнавали о новостях компании и отделов, юристы и бухгалтерия тонут в обращениях сотрудников через разные каналы. При этом каждому хочется иметь под рукой единый ресурс с информацией и контактами коллег.
Концепция
На основе полученных от сотрудников данных сформируйте свое видение площадки и сверьтесь со стейкхолдерами, которые участвуют в принятии решения. Поставьте главную цель — например, создать единый источник информации о компании и процессах. Наметьте план: обозначьте задачи и инструменты их решения, роадмап и KPI, по которым поймете, что корпоративный портал работает хорошо. Так, если стоит задача повысить вовлеченность сотрудников, наладьте информирование о целях и миссии компании, больше рассказывайте об изменениях и работе других подразделений. А оценить эффективность можно с помощью опроса методом YoY.
Пользовательский опыт
При запуске интранета следует обратить внимание на UX: у корпоративного портала должен быть приятный дизайн и полезный функционал, чтобы сотрудники пользовались площадкой с удовольствием. Позаботьтесь и о скорости работы Интранета: команде не нужен еще один медленный и отнимающий время ресурс. Платформа должна быть функциональной и упрощать жизнь сотрудникам, а не создавать новые проблемы.
Придерживайтесь фирменного стиля компании и на корпоративном портале: используйте цвета, логотип и шрифты бренда — так сотрудник скорее почувствует, что он находится в единой корпоративной экосистеме.
Придерживайтесь фирменного стиля компании и на корпоративном портале: используйте цвета, логотип и шрифты бренда — так сотрудник скорее почувствует, что он находится в единой корпоративной экосистеме.
Навигация
Хорошо продуманная навигация поможет сотрудникам быстрее находить нужные материалы. Проследите, чтобы соблюдалась логика разделов, порядок вкладок строился одинаковым образом на любой странице, документы лежали в соответствующей теме папке.
Контент
Заранее наполните интранет, чтобы уже с первого посещения сотрудники вовлекались и интересовались контентом. Поместите на платформу образцы писем и заявлений, важные документы, полезную информацию для разных должностей. Определите темы и рубрики: их можно выделить из интервью с новичками, опытными сотрудниками и топами.
Как сделать корпоративный портал успешным
Как же запустить успешную платформу — такую, куда сотрудники будут заходить с интересом и которая эффективно дополнит их рабочее место? Непростое решение, но на деле все не так сложно:
Своевременно вносите изменения
Мы уже определили, что лучший способ выявить потребности команды — интервью и кастдевы. Проводите их не только до запуска, но и после. Анализируйте реакции и отклик аудитории, корректируйте контент и добавляйте новые разделы — о каждом нововведении рассказывайте сотрудникам, и через интранет сообщайте самые важные управленческие решения и новости компании. Так вы минимизируете риски, а у персонала начнет формироваться привычка заходить туда регулярно.
Прорекламируйте корпоративный портал сотрудникам
Чтобы сотрудники легко и быстро начали пользоваться новым корпоративным порталом, расскажите им о ней и вызовите интерес, а не гоните силой. В день запуска можно отправить команде письмо с приглашением или провести общую демонстрацию платформы и ответить на их вопросы — так интеграция новой системы пройдет органично, а сотрудники с большим энтузиазмом воспримут новое решение.
Создайте мотивацию
Обеспечить интерес аудитории помогут возвращающие механики — например, привязка к интранету мотивационной программы. Добавьте геймификацию, внутреннюю валюту и каталог товаров-призов, на которые можно потратить заработанные баллы. Так вы создадите еще одну причину чаще посещать интранет.
Уделяйте внимание контенту
Контент стоит делить по целевым аудиториям: писать про код и технологии для разработчиков, а менеджерам по продажам рассказывать о способах завоевать внимание клиента. Вдохновляйте пользователей на создание контента — например, запустите конкурс фото среди сотрудников из региональных филиалов. В развитии Интранета важно в первую очередь отталкиваться от потребностей сотрудников.
Делайте интранет уникальным: не дублируйте информацию, а создавайте новый контент или перенесите информацию со сторонних площадок, чтобы платформа стала единственным корпоративным ресурсом. Так у команды появится стимул проверять новости, взаимодействовать с коллегами и самим участвовать в жизни корпоративного портала.
Дайте команде понять, что интранет — не формальный ресурс, а внутренняя кухня со своим контентом и атмосферой. Это возможность для сотрудников быть в курсе новостей друг друга, вдохновляться, лучше понимать продукт, компанию и общую миссию. Это место, где люди делают дайджесты событий, обмениваются лучшими практиками, обсуждают актуальные вопросы и делятся мнениями.
Делайте интранет уникальным: не дублируйте информацию, а создавайте новый контент или перенесите информацию со сторонних площадок, чтобы платформа стала единственным корпоративным ресурсом. Так у команды появится стимул проверять новости, взаимодействовать с коллегами и самим участвовать в жизни корпоративного портала.
Дайте команде понять, что интранет — не формальный ресурс, а внутренняя кухня со своим контентом и атмосферой. Это возможность для сотрудников быть в курсе новостей друг друга, вдохновляться, лучше понимать продукт, компанию и общую миссию. Это место, где люди делают дайджесты событий, обмениваются лучшими практиками, обсуждают актуальные вопросы и делятся мнениями.
Итог
- Корпоративный портал делает работу руководителе и HR эффективнее и повышает продуктивность сотрудников.
- В управлении персоналом корпоративный портал тоже играет большую роль: он повышает вовлеченность, улучшает продуктивность и помогает компании экономить деньги.
- Корпоративный портал стоит внедрять, если в компании более 30 человек. Есть готовые решения, например, Connectable, со всеми необходимыми функциями.
- Перед внедрением надо провести кастдев и анализ внутренних процессов и только потом принять взвешенное решение.
- Для успешного внедрения корпоративного портала надо оттолкнуться от потребностей сотрудников и провести PR-кампанию.
