В некоторых компаниях, существующих на рынке от пяти лет и больше, существует большой груз процессов, не адаптированных к изменениям, происходящим в их сфере бизнеса. Процессы работают, однако при этом дорого, долго и плохо, потому что так исторически сложилось. Подобная боль с неэффективными и неудобными процессами — боль как многих подразделений компании, в которых присутствует большое количество повторяющихся операций (продажи, HR, бухгалтерия и др.), как и с разнообразными операциями (маркетинг, IT, продакшн и др.).
Обратите внимание на опыт компании Toyota: для оптимизации и эволюции бизнес-процессов они создали культуру непрерывного улучшения. Команда запустила систему, при которой сотрудники регулярно приводят тысячу идей по улучшению работающих процессов в год или же 4 идеи каждый рабочий день. Многие из этих идей принимаются. Эти идеи отвечают на вопросы о том, почему определенный процесс работает не оптимально и дают ответы о том, как его эффективно улучшить и какой в таком случае будет бизнес-результат.
Хрестоматийный пример решений в Toyota — простая идея с гаечным ключом. Так как преобладающее большинство сотрудников, работающих на определенном станке — правши, то было принято решение переместить крепление для гаечного ключа с левой стороны на правую. Такое маленькое изменение позволяет экономить десятки тысяч долларов в год. При этом подобных маленьких изменений благодаря идеям сотрудников в компании Toyota — тысячи. Еще один интересный пример такой, казалось бы, простой, но меняющей многое идеи — вносить номер договора в название файла, в свою очередь, позволяет экономить до 30% времени работы юридической службы.
Об способах наладить бизнес-процессы в компании в первую очередь знает не топ-менеджмент, а ваши сотрудники, поскольку они вплотную взаимодействуют с как со своими, так и смежными процессами и вникают в его мелкие детали. Именно рядовые сотрудники знают, что именно и как нужно улучшить, в отличие от топ-менеджера, СЕО или даже клиента компании. Идеи, аналогичные примерам выше, не требуют многомиллионных затрат и помогают добиться значимых результатов. Ведь переместить простое крепление на станке слева направо займет около получаса, а сбережет при этом работнику в сумме столько времени, что экономия исчисляется действительно десятками тысяч долларов.
Для того чтобы подобная система работала и приносила свои плоды, требуется несколько условий:
- Мотивация сотрудников
- Процесс рассмотрения и внедрения идей
- Удобный инструмент
Первое — мотивация сотрудников на внесение собственных предложений и идей для оптимизации бизнес-процессов в компании. Нельзя забывать о признании, поощрении сотрудников, предложивших эффективную и сработавшую идею: обозначьте размер премий или же любой другой финансовой мотивации, а также в обязательном порядке введите социальную мотивацию. Дайте положительный фидбэк, расскажите в компании о сотруднике, чья идея помогла оптимизировать её работу. Признание будет мотивировать других сотрудников также предлагать свои решения.
Также понадобится комитет, который будет рассматривать предложения. Внесите туда CEO, COO, СFO и одного из линейных руководителей, кто будет лидировать программу. Это нужно для того, чтобы принять решение, определить дальнейшие действия и планы относительно предложенного и его влияния на бизнес-процесс. В принятии решения установите определенные критерии. Например, если идея поможет увеличить одну из ключевых метрик не менее чем на 10% — то это «да». Или же если исполнение не требует обучения и займет менее трех месяцев — тоже «да». Разработайте собственные критерии для оценки идеи и путем голосования комитета принимайте финальное решение.
И, наконец, последнее условие, но не менее важное — необходим удобный инструмент для организации всей этой системы.
Функция платформы Connectable «Предложить идею» существует как раз для организации системы обработки и принятия идей. Кнопка в интерфейсе слева находится всегда на виду у сотрудников. При переходе в раздел можно внести идею на рассмотрение, а интерфейс раздела своим удобным форматом с разделением на поля в соответствии с кайдзен-методологией подталкивает пользователя к правильному оформлению предложения.
Назначьте ответственных за рассмотрение предложений. Так все идеи будут оцениваться по одинаковым критериям в одинаковом порядке, что позволит иметь справедливый подход.
Расскажите раз в месяц или квартал о внедренных решениях. Похвалите сотрудников и устройте голосование за лучшую идею.
При помощи данной функции вы можете внедрить у себя культуру непрерывного улучшения бизнес-процессов подобно компании Toyota, оптимизировать их работу. Что в свою очередь откроет для вас двери к автоматизации этих процессов. Они начнут работать быстро, дешево и эффективно.
