Телеграм-канал «HR-connect»
Подписывайтесь, чтобы быть в курсе новостей о внутрикоме
Кейсы

Как Connectable помог ITLabRealty на 20% сократить время обработки заявок, победить хаос и упорядочить внутренние процессы

Кейсы
Как Connectable помог ITLabRealty на 20% сократить время обработки заявок, победить хаос и упорядочить внутренние процессы
ITLabRealty — это IT-компания, которая разрабатывает инновационные продукты для рынка недвижимости (PropTech). Ее клиенты — ведущие застройщики и банки России. Они решают проблемы всех участников рынка недвижимости.
Для профессиональных участников повышают эффективность управления процессами и оберегают от неправильных решений через сбор, валидацию, агрегацию и вывод аналитических данных в систему bnMAP.pro, которая существенно автоматизирует работу отдела аналитики.
Сейчас в компании 100 сотрудников, 90 из них ежедневно пользуются интранетом.
Изначально ITLabRealty появилась как технологичный стартап внутри крупного агентства по недвижимости и выросла в полноценную IT-компанию.
HR-функции в компании выстраивались с нуля: пользовались внешним подбором, а внутриком и HR в компании только зарождались.
Затем команда резко выросла с 50 до 100 человек, и в связи с этим образовалась HR-функция. Были проблемы с адаптацией: появляются новые люди, компания быстро растет, и для них непрозрачно, как выглядит внутренняя структура, кто за что отвечает.
Коммуникации велись в телеграме и корпоративной почте, а документация и обсуждение задач были в джире и конфлюенсе. Заявки на отпуск и справки сыпались руководителю отдела кадров на почту, телеграм и в другие каналы. Был хаос в процессах.
Опросы в компании также не проводились.

Проблема

Было необходимо единое цифровое пространство, где отображалась бы оргструктура, была адресная книга, велась коммуникация команды по HR-вопросам и хранились все необходимые шаблоны и документы. Также стояла задача автоматизировать заявки от сотрудников на офис-менеджмент и создать удобный инструмент для проведения опросов.

1. Сотрудникам приходилось долго искать контакты коллег, подчиненных и руководителя в телеграм-чатах, почте и других каналах.

Решение →
Сейчас компания использует адресную книгу в Connectable, где собраны все сотрудники и способы связи с ними. Можно написать каждому по важному вопросу и не искать контакты в других каналах связи.

2. В компании никогда не проводился eNPS и другие опросы. Важные решения принимались вслепую, а не на основе цифр.

Что для этого сделали →

Внедрили опросы

После внедрения интранета Connectable с помощью функционала «Опросы» компания замерила уровень удовлетворенности сотрудников и смогла получила инструмент для принятия правильных управленческих решений. Сейчас в процессе eNPS, который прошли 60% из всех респондентов. Средняя оценка — 42%.
На основе результатов опроса была разработана новая политика в сфере обучения и развития.

3. Было необходимо визуализировать оргструктуру компании: новые сотрудники не понимали, как она устроена.

Раньше компания была камерной, с небольшой численностью, росла медленно. Это была команда друзей, где все всё друг про друга знали и понимали, как всё устроено. Новые люди приходили, знали, как все организовано внутри только своей команды, а что происходит снаружи — нет. Они не понимали, как устроена оргструктура компании и кто за что отвечает.
Что для этого сделали →

Визуализировали оргструктуру

В Connectable есть возможность отображения оргструктуры в разных вариациях: древовидная, в виде диаграммы, проектная. Теперь сотрудники ITLabRealty легко могут ориентироваться в том, как устроена компания. А новички сразу понимают, из каких отделов состоит ITLabRealty и к кому обратиться по каждому вопросу.

4. Требовалось создать единый сервис, где сотрудники могут делать заявки на отправку заявлений и получение различных справок от HR и бухгалтерии.

Кадровые процессы до внедрения интранета выглядели так: руководитель отдела кадров занимался оформлением и справками. И все вопросы — например, как отправить больничный лист, как получить справку — сыпались ему на почту. Все в различных форматах, нельзя было ни отслеживать, какое количество заявок поступает, ни систематизировать, ни посмотреть общее количество. На обработку и уточняющие вопросы уходило очень много времени.
Что для этого сделали →

Автоматизировали заявки с помощью Базы знаний и сервиса «Заявки»

Если раньше запросы от сотрудников проходили в чатах в телеграме и на почту хаотично, то теперь все запросы можно создавать в интранете в едином формате. Компания стала использовать Базу знаний Connectable для размещения регламентов по HR-процессам: оформление новых сотрудников, увольнения, отпуск и т. д. А также функцию «Заявки» для отправки любых заявок: все можно сделать в одном окне, а ответственный сразу получит уведомление на почту в едином формате.

5. Потребность исследования потребностей сотрудников и непрозрачность внутреннего роста в компании.

Благодаря опросу выяснили, что сотрудники хотят расти и развиваться внутри компании.
Что для этого сделали →

Использовали сервис «Опросы» для выявления потребностей сотрудников и начали применять сервис «Вакансии» для публикации внутренних позиций

Теперь перспективным сотрудникам компании предлагают пройти обучение. А внутренние вакансии будут публиковаться в интранете, чтобы люди видели, куда могут расти. Например, все узнают, что через полгода появится новая должность выше уровнем, и сотрудник поймет, что может до нее вырасти. Этот фактор вовлеченности важен, так как он повышает мотивацию, увеличивает эффективность и положительно влияет на рост вовлеченности в команде.
Теперь в ITLabRealty есть удобный интранет, где ведется коммуникация, заявки обрабатываются в режиме одного окна, шаблоны хранятся в одном месте — в Базе знаний, а также проводятся опросы сотрудников для различных замеров. В планах запускать адаптационный опрос. А также активнее пользоваться стеной и публиковать новости компании для информирования сотрудников.
Благодаря Connectable в компании начали экономить 20% времени на заявках.
«Работаем с Connectable уже более полугода, интранет сразу выделился среди конкурентов за счет простоты и скорости его внедрения, понятного френдли-интерфейса, быстрой поддержки и ценовой политики. Функционал сервиса может закрыть большинство HR-задач и автоматизировать рутинные процессы, аккаунт компании старается индивидуально подходить к нашим запросам, ощущается человеческий подход».

Влад Лазарев
HRD

Какой функционал Connectable больше всего использовали в ITLabRealty

Стена
  • Отображение и постинг новостей
  • Реакции на посты
  • Брендирование под корпоративные цвета компании
База знаний
  • Удобное хранение всей нужной информации
  • Индивидуальный дизайн
Сервисы
  • Отправка заявки одним кликом
Оргструктура
  • Вся компания как на ладони
Адресная книга и личные кабинеты
  • Контакты всех сотрудников в одном месте
Опросы
  • Замеры уровня вовлеченности, удовлетворенности и лояльности сотрудников в режиме одного окна. И быстрые результаты для принятия управленческих решений.

Итог

В результате интеграции в компании ITLabRealty стали экономить 20% времени на заявках от сотрудников, сделали более эффективный онбординг, визуализировали оргструктуру компании и провели первый опрос eNPS, выводы из которого позволили сформировать новую кадровую политику.

Выявили зоны роста — все, что связано с развитием персонала, обучением и карьерным планом. Оказалось, что про возможности карьерного роста в компании многие не знают либо не видят их.

В планах на основе результатов eNPS выявить HiPo-сотрудников в каждом отделе — тех, кто хорошо выполняет текущие обязанности и имеет скиллы для того, чтобы расти дальше, горизонтально или вертикально. И этих сотрудников отправить на обучение.