Если раньше специалист мог посоветоваться с соседом по офису и очно решить какие-то вопросы, то сейчас коммуникация происходит только через телефон и социальные сети. В первый раз коллега ответит ему подробно, во второй — сдержанно, а в третий — с раздражением. В итоге на решение пятиминутной задачи сотрудник (особенно новичок) может тратить до нескольких часов. Сюда же добавляется отсутствие общности коллектива и нестабильное психологическое состояние. В результате — невыполнение рабочих задач, низкий KPI и увольнение.
Исследования Google и Маккинзи показали, что на поиск информации сотрудники тратят в среднем от 9 до 9,3 часов в неделю, что составляет примерно 25% рабочего времени. Им могут потребоваться заявления на отпуск, справки для налоговой, они могут искать уборщицу или контакты коллеги. Посчитать экономическую неэффективность таких действий несложно: если у компании на 100 человек средний расход на работника составляет около 100 тысяч рублей, то примерно 30 млн рублей в год уходит только на то, что персонал что-то ищет.
Реальность же такова, что даже небольшим компаниям от 25 человек необходим удобный инструмент для внутренних коммуникаций и решения задач. Сохранить вовлеченность и увеличить продуктивность сотрудников может эффективный и современный интранет. Разберём основные преимущества его использования на примере недавно вышедшего на рынок Connectable, который доступен и экономически выгоден даже небольшим компаниям — минимальная стоимость внедрения и поддержки составит всего 5 тысяч рублей в месяц.
Экономическая выгода
HR-профессионалы знают, что многие интранет-сервисы созданы еще в конце 1990-х начале 2000-х и не подходят для работы в современных условиях. Кроме того, покупка платформы «старого» образца — это всегда долгое внедрение через тендер, задействование нескольких сотрудников фултайм по техническим вопросам и ежегодные многомилионные затраты на поддержку работы самого портала.
«Ситуация была такова, что компании от 30 до 500 человек, не обладающие экономической мощью, остались без интранета вообще. Три года назад мы решили восполнить этот пробел рынка и создали Connectable», — рассказал представитель компании.
Connectable – это инструмент для совместной работы компании, который помогает сотрудникам не фокусироваться ни на чем другом, кроме работы. Платформа выглядит привычно для пользователя и похожа на обычный сайт или сервис по подписке. Вход выполняется через логин и пароль с любого устройства. Есть функции внутренней социальной сети для сотрудников – все механики уже есть в интранете, и полностью заточены под работу и не отвлекают от трудовых задач.
Примечательно, что руководителю не нужно организовывать обучение сотрудников. Интерфейс современного интранета интуитивно понятный, и разобраться в нем будет не сложнее, чем в тех же «Одноклассниках» или Facebook. Любая компания может внедрить сервис буквально за день. Итоговая стоимость поддержки зависит от количества людей, но доступна даже начинающему стартапу — 120 рублей за человека в месяц.
Принцип социальной сети
Соблюдая принцип социальной сети, в интранете предусмотрено наличие «стены» двух типов. Первая — персонифицированная вкладка по интересам с уникальной выдачей событий по интересам, вторая — корпоративная вкладка с новостями компании. Необходимость в рассылках по электронной почте полностью отпадает, зато появляется возможность обратной связи: тегать коллег, задавать вопросы и ставить лайки.
У каждого сотрудника есть своя страница с фотографией, контактами, возможностью подписываться. Любой работник компании может создавать открытые, закрытее и невидимые группы для общения и решения рабочих задач. У коллеги день рождения — можно подготовить сюрприз. У кого-то возникла идея изучать в офисе английский — создавайте группу и приглашайте единомышленников.
Также на платформе есть календарь событий, который позволяет тегать сотрудников и добавлять события связанные с ними.
Вовлечение коллектива
В интранете есть механика приветствия новых пользователей, создания опросов и программа признания. Согласно исследованиям, сотрудники, которых хвалят на работе, испытывают меньше стрессов и реже увольняются. Культура признания есть не у всех компаний, и Connectable помогает ее внедрить — напоминает, когда нужно поблагодарить коллегу и признать его достижения.
Если сотрудник видит какие-то нарушения, хочет пожаловаться на «соседа» по офису, он может также сделать это через платформу с помощью системы «Не молчи». Есть и другой сервис — непрерывное улучшение. Здесь любой работник может предложить свою идею для развития компании.
Реальная структура компании и база знаний
Часто в компаниях есть несколько иерархий, которые невозможно перенести на устаревшие интранет-порталы из-за функциональных ограничений, и часто сотрудник не понимает, например, кто к какому отделу относится или кто чьим руководителем является. В Connectable можно создать любую реальную структуру компании. Например, у менеджера по маркетингу в Санкт-Петербурге есть три руководителя: административный,функциональный и продуктовый. В интранете запросто можно отследить все три логики структуры и понять, к кому можно обращаться по интересующему вопросу. Это позволяет существенно экономить время на поиск информации.
Еще один полезный инструмент — база знаний, где может быть собрана вся информация, необходимая для работы компании. Это могут быть реквизиты, документация, обучающие статьи и формы справок.
Бюррократия сходит на нет
Допустим, у менеджера сломался компьютер: в компании без интранет-портала ему нужно найти контакты сотрудника поддержки, описать ситуацию, объяснить, где расположено рабочее место и ждать ответа. Сама обрисовка проблемы может занять до получаса, а в случае, если компания пользуется электронной почтой для решения подобных вопросов, исполнитель может просто потерять заявку.
В Connectable есть функция сервисов, где любой сотрудник может оставить любую заявку и она моментально уйдет в работу. Заявки можно конструировать любые: от уборки до согласования документации и отправки заявления об отпуске.
Легкое внедрение
Для внедрения не нужны системные интеграторы или технические специалисты. Кроме того, за каждым проектом закреплен персональный менеджер. Помимо ответов на технические вопросы, он может оказать консалтинговые услуги и проконсультировать по вопросам в сфере, например: как часто проводить опросы или как правильно анализировать информацию.
У тех компаний, которые не пользовались интранетом, данные обычно структурированы в Excel. При переходе в Connectable информацию можно легко перенести в приложение, воспользовавшись соответствующей услугой от разработчиков. Все важные материалы сохранятся и будут представлены в удобном и привычном конечному пользователю формате.
Если компания уже пользуется другим интранет-порталом, недовольна текущим сервисом, но не хочет отказываться от части привычных функций, можно интегрировать необходимые блоки в существующее решение с помощью Connectable. Инструмент работает как конструктор и имеет множество полезных сервисов, которыми можно дополнить практически любую привычную пользователю систему. В отличие от многих интранет-порталов, в Connectable есть возможность скрывать часть блоков (например, контакты или определенную документацию) от определенных сотрудников.
У сервиса мощные отказоустойчивые серверы, которые защищены от избыточных нагрузок или ситуаций, и вероятность сбоев системы сводится к нулю. Использование интранета полностью конфиденциально и соответствует всем современным требованиям безопасности. Если у компании есть собственные корпоративные стандарты, их также можно установить под запрос клиента.
Внедрить Connectable в свою компанию можно уже сейчас — для новых клиентов предоставляется двухнедельный демо-доступ с необходимыми функциями. Вовлекайте своих сотрудников, повышайте эффективность и экономьте с грамотными современными инструментами.
