Взглянуть на ситуацию изнутри, оценить уровень вовлеченности, завоевать доверие сотрудников и получить достоверную информацию о проблемах, которые их волнуют, работодателям помогают опросы. Такая регулярная обратная связь позволяет отследить провалы и задержки в бизнес-процессах, а также собрать гипотезы по улучшениям. Подробно и на примерах о том, какие опросы проводят в продвинутых компаниях, рассказали здесь. В этой статье — о регулярности и масштабе таких исследований.
Зачем компании нужны опросы?
Ключевые задачи две:
- Это инструмент, который показывает проблемы и слабые места в бизнес-процессах, их устранение улучшает внутренний климат в компании.
- Опросы помогают формировать культуру доверия, конечно, при условии, что обратная связь служит толчком для позитивных изменений.
В компаниях, где отсутствуют опросы или в итоге ничего не меняется, уровень вовлеченности оценивают в 27%. Хорошим считается уровень от 50 до 69%, высоким — от 70%. Показатель ниже 50% является сигналом для пересмотра кадровой политики в целом.
Опросы помогают вовремя выявлять проблемы, причины недовольства сотрудников, прогнозировать изменения, тестировать гипотезы и в итоге стимулируют рост производительности, уменьшают текучесть кадров, способствуют улучшению качества конечного продукта. HR-службы получают инструмент, который помогает отследить мотивацию сотрудников и принимать мотивированные решения о кадровых перемещениях, повышениях или, наоборот, расторжении контрактов.
Как высокая вовлеченность влияет на показатели текучести персонала в компании:
- сотрудники чаще остаются в команде, если чувствуют себя комфортно;
- лояльность выше, если учитывают мнение специалиста и внедряют предложенные изменения;
- если есть возможность развиваться, работники получают признание от коллег и руководства.
Какие опросы бывают?
Опросы — инструмент для HR на всех этапах сотрудничества с работником: от онбординга и адаптации до увольнения. Они помогают понять, почему сотрудники принимают решение остаться или уйти и что их волнует.
Ситуативные опросы: короткие, по сути, это диагностика на конкретном этапе.
К примеру, на стадии онбординга опросы помогают определить, как работают процессы адаптации и наставничества, с какими сложностями сталкивается новичок в первый день работы, получил ли он вовремя необходимое оборудование и доступы к внутренним системам документооборота, как поставлены задачи руководителем и т. д.
В эту же категорию попадают exit-интервью, в которых часто озвучиваются скрытые мотивы увольнения и информация о неочевидных проблемах в организации бизнес-процессов. Уходящие, как правило, не скрывают эмоций, рассказывают о «слепых зонах» и делятся идеями по улучшениям.
Отдельная категория — опросы для «выпускников», бывших сотрудников компании. Особенно полезны в случае, когда у HR-службы недостаточно информации для диагностики и формирования гипотез. Механика подразумевает email с просьбой об участии, ссылкой на опрос и формой согласия респондента на обработку персональных данных.
Регулярные опросы измеряют вовлеченность, уровень лояльности сотрудников, в том числе готовность рекомендовать работу в компании друзьям и родственникам, качество внутреннего сервиса (работа бухгалтерии, юридической службы, состояние оборудования и инфраструктуры, тайминг и логика бизнес-процессов), устойчивость и необходимость трансформации корпоративной культуры, уровень выгорания сотрудников. Подробнее о том, как проводить опросы, какие вопросы задать и как анализировать, читайте здесь.
Особняком стоят пульс-опросы: короткие исследования, позволяющие изучать узкие проблемы в короткий промежуток времени, максимально оперативно тестировать гипотезы и внедрять улучшения.
Закономерность: чем чаще проводятся опросы, тем менее охотно участвуют сотрудники. Поэтому, к примеру, масштабное исследование уровня вовлеченности рекомендовано проводить раз в год. Для корректного анализа вопросы должны оставаться одинаковыми, формулировки неизменными на протяжении нескольких лет. Немаловажно и количество вопросов. Чем длиннее опросник, тем меньше людей его проходят. Поэтому стоит выбирать только действительно важные вопросы.
Практика: как мотивировать сотрудников на участие в опросе?
Это всегда задача со звездочкой. Особенно если прежде такой формат обратной связи в компании не практиковался.
Необходимые этапы:
- Провести PR-кампанию: опубликовать от двух до четырех информационных материалов. Объяснить, зачем проводится опрос и как будут использованы результаты. Если в практике есть опыт внедрения улучшений по итогам подобного опроса, рассказать об этом.
- Доставка: чем больше каналов, тем лучше. Пост на портале, внутренние чаты, доски объявлений, публикации в корпоративных СМИ. Сотрудник с большей долей вероятности примет участие в опросе, если механика будет простой и понятной.
- Техническое обеспечение: продумайте такие аспекты, как конфиденциальность и информационная безопасность, необходимость авторизации участников, удобство для пользователя. Процесс сбора, обработки результатов и анализа полезно автоматизировать. К примеру, с помощью интранета.
Внедряем изменения, используя результаты опросов.
Начинаем с расстановки приоритетов согласно трем принципам:
От бюджетного — к дорогому: к примеру, от программы наставничества к групповым выездным тренингам с участием сотрудников филиалов.
От понятного — к менее вероятному: от запроса на появление внутренней системы найма, где сотрудники будут видеть варианты перехода в другое подразделение, до программы развития молодых талантов, потребность в которой, к примеру, не исследовалась.
От быстрого — к долгому: процесс формирования специальной папки внутри системы документооборота с шаблонами документов займет пару рабочих дней, а для записи обучающего курса о продуктах компании требуется время и участие сотрудников разных отделов.
Резюмируем: результаты опроса отражают реальное положение дел, если в исследовании участвовало больше 70% сотрудников. А чтобы топ-менеджеры прислушались к мнению сотрудников и согласились внедрить необходимые изменения, представьте аналитику в формате предложений по улучшениям. Например: автоматизация рутинных процессов, внедрение программы кадрового резерва, улучшения в процессе онбординга. И обязательно расскажите, как эти изменения повлияют на компанию — например, повысят эффективность, снизят текучесть, ускорят работу и поднимут вовлеченность.
